Gestão de contratos eficiente com softwares que reduzem riscos, otimizam processos e oferecem mais segurança jurídica para sua empresa.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é mais do que apenas arquivar documentos, trata-se de um conjunto estruturado de práticas, ferramentas e rotinas que permite acompanhar de forma organizada todas as etapas do ciclo de vida contratual, conhecido como Contract Lifecycle Management (CLM).
De acordo com um relatório da World Commerce & Contracting (2023), empresas que adotam práticas maduras de gestão de contratos reduzem em até 30% o tempo de ciclo contratual e conseguem diminuir em 20% os riscos financeiros relacionados a falhas no cumprimento de cláusulas ou prazos. Além disso, estudos apontam que mais de 80% das organizações ainda enfrentam dificuldades em monitorar contratos ativos, principalmente quando geridos manualmente ou de forma descentralizada.
Em termos práticos, a gestão de contratos envolve todas as fases que um documento percorre, desde a sua criação até a sua finalização ou renovação. a seguir, vamos detalhar cada uma delas.
Leia também: Gestão de contratos - o que é, etapas e benefícios
1. Elaboração e revisão de cláusulas
A fase inicial é crítica, pois erros ou ambiguidades no texto podem gerar litígios futuros. Uma boa gestão prevê:
- Padronização de modelos com cláusulas pré-aprovadas pelo jurídico, evitando inconsistências;
- Automação na elaboração, reduzindo o tempo médio de redação, empresas que utilizam softwares de gestão relatam até 50% de ganho de eficiência nessa etapa;
- Revisão colaborativa, em que múltiplos setores (jurídico, financeiro, compliance) participam do processo.
2. Aprovação interna e assinatura
Após elaborado, o contrato precisa passar por fluxos de validação. Quando feito manualmente, esse processo pode levar semanas. Com gestão eficiente:
- Fluxos digitais encurtam o tempo de aprovação, reduzindo gargalos burocráticos;
- Assinatura eletrônica garante validade jurídica e acelera a formalização, contratos assinados digitalmente são concluídos 21 vezes mais rápido do que em papel;
- Trilhas de auditoria registram cada etapa, aumentando a transparência.
3. Execução e monitoramento das obrigações
Assinar um contrato é apenas o início. A maior parte dos riscos e custos surge na fase de execução. Uma gestão estruturada permite:
- Controle de prazos para pagamentos, entregas e obrigações legais;
- Alertas automáticos de vencimentos, reduzindo em até 60% os casos de renovação inadvertida;
- Monitoramento de compliance, garantindo que cláusulas regulatórias ou ambientais sejam cumpridas.
4. Renovações e encerramentos
Contratos esquecidos podem gerar custos desnecessários ou perda de oportunidades. A gestão eficaz prevê:
- Alertas de renovação, evitando prorrogações automáticas indesejadas;
- Reavaliação estratégica, antes de renovar, o contrato deve ser analisado em termos de custo-benefício e performance do fornecedor/parceiro;
- Encerramento documentado, garantindo que todas as obrigações foram cumpridas e evitando passivos futuros.
Principais desafios da gestão manual de contratos
Apesar de ainda ser amplamente utilizada em muitas organizações, a gestão manual de contratos apresenta um conjunto de limitações que comprometem diretamente a eficiência operacional e a segurança jurídica. Relatórios do World Commerce & Contracting (2023) indicam que empresas que não possuem processos estruturados de gestão contratual perdem em média 9% de sua receita anual devido a falhas, atrasos e má administração de documentos.
Esses problemas não apenas aumentam custos, mas também fragilizam o relacionamento com fornecedores, parceiros e clientes.
A seguir, destacam-se os principais desafios enfrentados por quem ainda depende de processos manuais:
1. Perda de prazos de renovação ou reajuste
Sem mecanismos automatizados de alerta, é comum que contratos sejam renovados automaticamente, muitas vezes em condições desfavoráveis. Segundo a Aberdeen Research, empresas que não monitoram prazos de forma digitalizada enfrentam até 65% mais riscos de renovações não planejadas, o que pode gerar prejuízos financeiros expressivos e perda de oportunidades de renegociação.
2. Dificuldade em localizar contratos antigos
Com documentos armazenados em pastas físicas ou planilhas descentralizadas, o simples ato de encontrar um contrato pode levar dias. Além de consumir tempo, essa dificuldade compromete a tomada de decisões estratégicas e aumenta o risco de descumprimento de cláusulas por falta de acesso rápido à informação.
3. Falta de padronização nas cláusulas
Contratos elaborados sem modelos consistentes podem apresentar termos divergentes para situações semelhantes. A ausência de padronização pode:
- Aumentar a insegurança jurídica;
- Gerar interpretações ambíguas;
- Dificultar auditorias e revisões.
Um levantamento da EY (2022) mostra que empresas que padronizam suas cláusulas reduzem em 40% o tempo gasto em revisões jurídicas.
4. Retrabalho na elaboração e revisão de documentos
Quando cada contrato é elaborado do zero, há um gasto excessivo de tempo com atividades repetitivas. Revisões sucessivas entre jurídico e áreas de negócio tornam o processo lento e oneroso. Esse retrabalho é um dos fatores que explica por que a fase de elaboração e aprovação pode levar em média 30 a 40 dias em processos manuais, contra menos de 10 dias em sistemas automatizados.
5. Vulnerabilidade a erros humanos e riscos jurídicos
Planilhas desatualizadas, contratos impressos com versões diferentes e falta de controle sobre quem alterou o documento são fatores que aumentam a exposição da empresa a riscos. Um erro em uma cláusula de valor ou prazo pode levar a disputas judiciais e multas. Segundo o Gartner (2023), falhas humanas na gestão manual estão entre as principais causas de litígios contratuais corporativos.
Todos esses problemas resultam em ineficiência operacional, aumento de custos e maior exposição a riscos legais. Além disso, dificultam o alinhamento entre áreas estratégicas da empresa e reduzem a capacidade de transformar os contratos em instrumentos de inteligência e vantagem competitiva.
Como softwares de gestão de contratos otimizam processos
A digitalização e automação da gestão contratual representam um divisor de águas para empresas de todos os portes. Enquanto a gestão manual é lenta, descentralizada e sujeita a falhas, os softwares de gestão de contratos (conhecidos como CLM – Contract Lifecycle Management) oferecem um modelo integrado, seguro e inteligente para administrar todo o ciclo de vida dos contratos.
Segundo o relatório WorldCC Benchmark 2023, empresas que adotam soluções digitais de CLM conseguem reduzir em até 82% o tempo de ciclo contratual e aumentar em 28% a taxa de cumprimento de prazos e obrigações. Além disso, um estudo da Forrester Consulting (2022) mostrou que organizações que implementaram softwares de gestão tiveram um ROI médio de 356% em três anos, devido a ganhos em eficiência, mitigação de riscos e redução de litígios.
Entre os principais benefícios da automação, destacam-se:
1. Automação de modelos contratuais
Com o software de gestão de contratos, as empresas podem criar templates padronizados, aprovados previamente pelo setor jurídico. Isso reduz riscos de inconsistência e acelera a elaboração de documentos, com redução de até 40% no tempo gasto com redação inicial. Soma-se a isso o fato de que
contratos mais homogêneos e juridicamente seguros, facilitando auditorias e revisões futuras.
2. Fluxos de aprovação digitais
Um dos maiores gargalos da gestão manual é a circulação de documentos entre departamentos. Com o CLM, fluxos de aprovação são definidos de forma digital e automatizada, eliminando e-mails dispersos e impressões físicas. A saber, softwares de gestão de contratos reduzem em até 60% o tempo médio de aprovação. segundo a McKinsey (2023).
3. Assinatura eletrônica com validade jurídica
A integração com soluções de assinatura eletrônica acelera drasticamente a formalização de contratos, visto que podem ser assinados remotamente, em minutos, com validade legal e concluídos 21 vezes mais rápido do que contratos impressos.
4. Alertas automáticos de prazos
Os softwares de CLM emitem notificações automáticas sobre vencimentos, renovações e reajustes, reduzindo falhas críticas, o que evita multas, renovações indesejadas e perda de oportunidades de renegociação. As empresas que usam alertas digitais registram até 65% menos perdas financeiras ligadas a prazos esquecidos (WorldCC, 2023).
5. Dashboards e relatórios inteligentes
Os dashboards centralizam dados em tempo real, permitindo uma visão ampla do portfólio contratual, acompanhamento por métricas como tempo médio de aprovação, valores sob gestão e performance de fornecedores e fornecem insumos para decisões baseadas em dados, elevando a área contratual a um nível de governança corporativa.
6. Segurança da informação e compliance
Os softwares de gestão oferecem trilhas de auditoria, controle de acessos e armazenamento em nuvem segura. Além disso, garantem conformidade com a LGPD e outras normas regulatórias, reduzindo riscos de vazamento e acesso indevido. Segundo a PwC (2023), 1 em cada 3 empresas já sofreu impactos financeiros relevantes por falhas de segurança na gestão manual de documentos.
Indicadores para medir a eficiência da gestão contratual
Uma gestão de contratos só pode ser considerada eficiente quando é acompanhada por métricas claras. São os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que permitem identificar gargalos, comprovar ganhos e alinhar a área contratual à estratégia corporativa. Apesar disso, ainda são poucas as empresas que monitoram seus contratos de forma estruturada.
De acordo com a Deloitte (2023), menos de 35% das organizações acompanham seus processos com indicadores específicos, o que explica por que muitas enfrentam perdas financeiras ou litígios que poderiam ser evitados. Já aquelas que adotam uma gestão orientada a dados registram até 25% de redução em custos operacionais e maior previsibilidade nos resultados, demonstrando que a mensuração é também um diferencial competitivo.
Tempo médio de aprovação
O tempo médio de aprovação mede o intervalo entre a elaboração do contrato e sua assinatura final, sendo um indicador é fundamental porque prazos longos travam negócios, reduzem a agilidade comercial e impactam diretamente a receita. Em processos manuais, não é incomum que um contrato leve mais de trinta dias para ser aprovado, enquanto em fluxos digitais esse tempo pode cair para menos de dez dias. Ao reduzir o ciclo contratual sem comprometer a segurança jurídica, a empresa ganha eficiência operacional e aumenta sua capacidade de resposta às demandas do mercado.
Percentual de contratos renovados no prazo
Outro indicador é o percentual de contratos renovados dentro dos prazos estabelecidos. A falta de monitoramento pode resultar em renovações automáticas indesejadas, muitas vezes em condições desfavoráveis, ou até mesmo na perda de oportunidades de renegociação. Organizações que utilizam softwares com alertas automáticos reduzem em até 65% as renovações inadvertidas, assegurando que cada renovação seja estratégica e avaliada em termos de custo-benefício. Esse KPI não apenas protege a empresa financeiramente, como também reforça sua capacidade de planejamento e controle.
Número médio de versões até a aprovação final
A quantidade de versões necessárias até que um contrato seja aprovado revela muito sobre o grau de padronização e alinhamento interno da empresa. Revisões excessivas representam desperdício de tempo e esforço, além de expor fragilidades nos modelos utilizados. Empresas que padronizam suas cláusulas reduzem em 40% o retrabalho jurídico, acelerando a tramitação e diminuindo os pontos de fricção entre áreas. Esse KPI é, portanto, um termômetro da maturidade contratual e da eficiência nos fluxos de comunicação e validação.
Valor financeiro sob gestão contratual
O valor financeiro sob gestão representa o montante total dos contratos ativos monitorados pela organização, sendo um indicador estratégico, pois permite consolidar a exposição financeira da empresa em um único sistema e facilita análises precisas sobre obrigações, receitas e riscos. A Forrester (2022) destaca que empresas que centralizam dados contratuais em softwares especializados alcançam 30% mais precisão em suas projeções financeiras. Monitorar esse KPI garante maior transparência e fortalece a governança, já que possibilita acompanhar o impacto financeiro de cada contrato em tempo real.
Redução de litígios e contingências jurídicas
Por fim, a redução de litígios e contingências jurídicas é talvez o KPI mais visível em termos de impacto prático. Quando contratos são mal geridos, o risco de disputas judiciais aumenta, gerando custos elevados, consumo de tempo e desgaste reputacional. Com a digitalização e a padronização dos processos, a PwC (2023) identificou que empresas conseguem reduzir em até 30% as disputas legais relacionadas ao descumprimento de cláusulas. Esse resultado mostra que a gestão contratual eficiente não apenas organiza documentos, mas atua como ferramenta preventiva contra riscos jurídicos e financeiros.
Assim, ao acompanhar indicadores como tempo médio de aprovação, percentual de renovações, número de versões, valor financeiro sob gestão e redução de litígios, as empresas transformam os contratos em instrumentos de governança e estratégia. Monitorar KPIs não é uma formalidade administrativa, mas sim uma forma de criar inteligência contratual capaz de sustentar decisões rápidas, reduzir riscos e apoiar o crescimento sustentável da organização.
Conclusão: por que investir em software de gestão de contratos?
A gestão de contratos é um processo vital para qualquer organização que busca eficiência, segurança e crescimento sustentável. Mais do que evitar erros ou atrasos, consiste em transformar os contratos em instrumentos de governança, alinhando obrigações jurídicas às estratégias de negócio. Empresas que ainda dependem de processos manuais estão mais expostas a riscos, perdas financeiras e retrabalhos, enquanto aquelas que adotam soluções digitais conseguem reduzir custos, otimizar prazos e ampliar sua previsibilidade.
Neste cenário, investir em um software de gestão de contratos não é apenas uma tendência, mas uma necessidade competitiva. A aDoc oferece recursos avançados de automação, controle e inteligência contratual, permitindo que sua empresa ganhe agilidade, reduza riscos e aumente a transparência em cada etapa do ciclo de vida contratual.
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