Os contratos estão presentes em todos os departamentos de uma empresa. Eles passam por diversas fases, que juntas são chamadas de ciclo de vida do contrato. Como os contratos são onipresentes, contêm informações importantes e não podem simplesmente ser criados e arquivados, uma boa gestão de contratos é essencial para todas as empresas.
Mas o que exatamente esse termo significa? Nós respondemos a essa pergunta para você.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos abrange todas as atividades relacionadas a contratos dentro de uma empresa, desde as negociações contratuais entre as partes contratantes, passando pela elaboração e aprovação do contrato, gestão de prazos e arquivamento. Ela garante que os contratos e seus conteúdos sejam acessíveis apenas a pessoal autorizado, que os prazos sejam cumpridos e que os contratos sejam arquivados de acordo com os requisitos legais.
Em suma, o objetivo da gestão de contratos é garantir que os contratos sejam celebrados de forma adequada ao respectivo projeto, que o cumprimento das obrigações e prazos acordados seja assegurado continuamente e que quaisquer desvios do contrato sejam documentados.
Quais são as tarefas da gestão de contratos?
A gestão de contratos engloba a administração de contratos, incluindo o arquivamento e o controle dos mesmos. Abrange, portanto, todo o ciclo de vida do contrato, o qual abordaremos em mais detalhes em breve. Os funcionários responsáveis pela gestão de contratos são encarregados de implementar e manter um sistema de gestão de contratos em toda a empresa, garantindo o arquivamento legal dos contratos e de todos os documentos relacionados, além de gerenciar todos os processos referentes a contratos. Dependendo da estrutura da empresa, isso pode incluir também a elaboração e aprovação de contratos. Tudo isso é feito, naturalmente, em conformidade com todas as normas aplicáveis e políticas legais e da empresa.
Gestão de contratos
Todo departamento que cria e/ou utiliza contratos para o seu trabalho precisa ter acesso aos contratos relevantes. A gestão de contratos proporciona exatamente esse acesso. Caso a empresa receba contratos em formato impresso, estes e todos os documentos relacionados devem ser digitalizados e tornados pesquisáveis por meio de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), o que permite que os contratos sejam encontrados posteriormente no sistema de gestão de contratos, onde são armazenados para processamento adicional, com base em seu conteúdo.
Por sua vez, um sistema de gestão de contratos eficiente garante que documentos e informações, independentemente do seu formato original, sejam armazenados com segurança e facilmente recuperáveis. Além disso, a gestão de contratos assegura que todas as obrigações e prazos estipulados no contrato sejam cumpridos.
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Gestão de contratos e controle contratual
O controle de contratos concentra-se na avaliação de riscos e, por conseguinte, envolve ponderar e minimizar os riscos que podem surgir de contratos firmados. A estrutura contratual é alcançada utilizando os dados registrados na gestão de contratos e complementando-os com informações adicionais, como os termos contratuais. Com base nessas informações, os gestores de contratos podem criar análises e usar os insights resultantes para, por exemplo, planejar orçamentos, identificar potenciais economias e avaliar fornecedores. Os gestores também reconhecem riscos, como a queda na credibilidade de um parceiro contratual, e compartilham suas descobertas com outros departamentos.
Os parâmetros analisados no controle de contratos incluem, por exemplo, qual parceiro contratual possui o maior volume de contratos, quando os contratos precisam ser renegociados e qual o valor total dos custos contratuais por departamento ou tipo de contrato.
Uma má gestão de contratos pode acarretar riscos como o descumprimento de normas legais, perdas financeiras devido a prazos perdidos, como rescisões contratuais não cumpridas ou obrigações não atendidas, e, no pior dos casos, a perda do próprio contrato.
Como é o ciclo de vida de um contrato?
O ciclo de vida do contrato abrange todas as fases de um contrato, desde o início e a conclusão até a rescisão ou expiração. As fases do ciclo de vida do contrato são: elaboração, negociação, aprovação interna, assinatura, gestão do contrato (incluindo o controle do contrato), expiração ou renovação do contrato e arquivamento para fins de auditoria.
Em muitas empresas, o trabalho com contratos ainda se desenrola da seguinte forma, a criação e a negociação de um novo contrato são feitas por e-mail. Rascunhos são enviados e recebidos como anexos e precisam ser salvos localmente nos computadores das partes envolvidas na negociação para posterior processamento. As alterações são então comparadas e consolidadas manualmente, o que resulta em uma carga de trabalho significativa e uma alta taxa de erros. Para aprovação interna, o contrato é enviado novamente por e-mail ou armazenado em um servidor central. Antes da finalização do contrato, há outra interrupção no processo, o documento é impresso para assinatura e, após a assinatura, é digitalizado, enviado e arquivado novamente.
Para gerenciar inúmeros contratos e prazos, planilhas do Excel protegidas por senha são frequentemente armazenadas em um servidor, e entradas de calendário são criadas para garantir que os prazos sejam cumpridos. Naturalmente, a planilha do Excel deve ser mantida sempre atualizada. Mas o que acontece se a senha da planilha for perdida? Ou se você estiver doente quando um prazo importante se aproximar e seu calendário não lhe lembrar da tarefa?
A manutenção e o monitoramento manuais de contratos consomem uma quantidade enorme de tempo e são muito propensos a erros.
Saiba mais sobre o ciclo de vida do contrato: As 8 fases da gestão de contratos
Como um software de gestão de contratos pode ajudar?
Como você aprendeu, os contratos são documentos que devem ser prioridade para os negócios e precisam ser mantidos e gerenciados com cuidado. É exatamente por isso que existem sistemas de gestão de contratos. Um bom software de gestão de contratos mapeia todo o ciclo de vida de um contrato e fornece todas as informações relevantes em um único local centralizado.
Começando pela criação do contrato, um aplicativo central de gerenciamento de contratos garante que você sempre tenha acesso aos modelos mais recentes, eliminando o risco de alguém trabalhar com um modelo incorreto ou um contrato desatualizado. Ao receber um contrato de uma parte externa, você pode arquivá-lo diretamente e usá-lo como base para negociações futuras. Alternativamente, se o contrato chegar já assinado, você pode ativá-lo imediatamente e transferi-lo para o sistema de gerenciamento de contratos.
Para cada documento armazenado no software de gestão de contratos, uma nova versão digital é criada automaticamente sempre que são feitas alterações, e essas alterações são registradas. Isso garante que todas as alterações sejam rastreáveis, permitindo que você compare versões automaticamente e reverta para uma versão anterior a qualquer momento com um único clique.
Processos como o de aprovação podem ser definidos como fluxos de trabalho, o que garante que as tarefas e todos os documentos e informações relacionados sejam distribuídos automaticamente aos responsáveis. Por fim, um sistema de gestão de contratos também permite assinaturas eletrônicas, eliminando interrupções no processo.
Mesmo após a criação bem-sucedida do contrato, o acompanhamento de responsabilidades, lembretes de prazos e o arquivamento em conformidade com a lei são gerenciados integralmente dentro do aplicativo de gestão de contratos. Você pode adicionar todos os marcos importantes ao contrato, notificando automaticamente as partes responsáveis quando alguma ação for necessária. Além disso, a função de busca de texto completo permite recuperar facilmente contratos e conteúdo armazenados. Os direitos de acesso garantem que apenas usuários autorizados tenham acesso.
Desde a criação, edição e aprovação, até a gestão e o arquivamento em conformidade com a lei, tudo relacionado ao ciclo de vida do contrato está incluído em uma boa solução de gestão de contratos, e você não precisa mais de ferramentas separadas.
Quais são os benefícios de um sistema de gestão de contratos?
O aplicativo certo facilita muito a gestão de contratos para você:
- Os modelos de contrato armazenados e aprovados centralmente garantem a consistência de todos os contratos recém-criados.
- Ao atribuir direitos de acesso de forma centralizada, que idealmente mudam automaticamente dependendo do estado do processo, você protege o conteúdo contra o acesso de funcionários não autorizados.
- Interfaces flexíveis permitem conectar o sistema de gestão de contratos ao seu CRM e a vários outros sistemas de terceiros, vinculando assim seus contratos a outros dados comerciais.
- O cumprimento de todas as obrigações contratuais e prazos é garantido por meio de lembretes enviados automaticamente.
- Ao padronizar os processos e registrar todas as alterações realizadas, você garante a conformidade com todas as normas e diretrizes aplicáveis.
Então, o que você está esperando? Aproveite um sistema de gestão de contratos e deixe para trás, de uma vez por todas, os prazos perdidos e os riscos excessivos! Descubra exatamente como isso funciona em uma demonstração gratuita com aDoc.
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