A gestão eficaz de contratos pode ser dividida em oito fases principais. O artigo a seguir apresenta uma visão geral dessas fases e descreve o ciclo de vida de um contrato típico.
1. Consulta de Contrato
O ciclo de vida de um contrato normalmente começa com uma solicitação de uma das partes para a sua elaboração. Essa solicitação contém todas as informações relevantes sobre a transação, como as partes envolvidas e seus dados de contato, uma descrição do produto ou serviço oferecido, detalhes de preços, as datas de início e término do contrato e todos os demais parâmetros fundamentais do contrato.
Embora esse processo comercial fosse frequentemente realizado por meio de formulários de solicitação impressos no passado, o software moderno de gestão de contratos (também conhecido como gestão do ciclo de vida do contrato - CLM) oferece inúmeras oportunidades para aumentar a eficiência. Esse software permite a documentação contínua do ciclo de vida de um contrato desde o início, formando assim a base para uma gestão de contratos bem-sucedida.
2. Elaboração de contratos
A elaboração de contratos é o processo de criação de um contrato com base nas informações coletadas durante a fase de consulta. Nessa fase, as partes contratantes desenvolvem seus termos contratuais. A elaboração de contratos é uma das fases mais importantes da gestão contratual, pois define o rumo para o cumprimento e a conformidade do contrato no futuro. Um contrato mal redigido ou que contenha cláusulas ambíguas pode levar a problemas jurídicos desnecessários, que podem ser difíceis e dispendiosos de resolver.
Aqui também, o uso de software de gestão de contratos simplifica bastante a criação de contratos para os usuários . Uma biblioteca de modelos, que são preenchidos automaticamente com conteúdo de bancos de dados interligados, bem como cláusulas pré-aprovadas, ou processos automatizados de feedback, permitem a criação mais rápida e transparente de contratos complexos.
3. Processamento de contratos
O processamento de contratos consiste em revisão, negociação e aprovação do contrato. Essa tríade exige colaboração contínua entre todos os representantes das partes envolvidas em um acordo contratual. O software moderno de gestão de contratos permite um trabalho colaborativo intuitivo, transparente e eficiente. Funcionalidades como a revisão de versões e a comparação contínua de versões simplificam bastante essa fase do processo.
4. Assinatura do contrato
Antes que um contrato se torne juridicamente vinculativo, as partes devem assiná-lo, o que pode ser feito digitalmente ou em papel, e pode até exigir múltiplas aprovações dentro de uma organização. O software de gestão de contratos pode simplificar bastante o processo através de funções dinâmicas de assinatura eletrônica e fluxos de trabalho predefinidos. As assinaturas eletrônicas melhoram drasticamente o tempo de assinatura, o que tem um impacto positivo na taxa de fechamento de negócios. Não há necessidade de imprimir, assinar e digitalizar o contrato manualmente , pois tudo é feito digitalmente em uma única etapa.
5. Monitoramento e conformidade contratual
Esta é geralmente a fase mais longa e abrange toda a duração do contrato. Durante esta fase, as partes contratantes mantenham uma visão geral de suas obrigações contratuais. O acompanhamento de contratos garante que cada parte cumpra os termos acordados, o que reduz todos os tipos de risco e fornece a base para auditorias contratuais. Como as auditorias manuais são propensas a erros, é recomendável usar um software de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM) para obter rapidamente informações relevantes e gerar análises. O acompanhamento de contratos permite avaliar o sucesso do acordo e determinar se é necessário renegociá-lo, prorrogá-lo ou rescindi-lo.
Na era da LGPD (Lei Geral de Processamento de Dados) , este aspecto da gestão de contratos é muitas vezes impossível sem software. O software de gestão de contratos ajuda a manter uma visão geral e a organizar os contratos por etiquetas, valor financeiro, partes envolvidas ou área de negócio. Um local central e seguro para armazenar os contratos existentes também pode, frequentemente, ser garantido apenas através de software. Utilizando tecnologias modernas, os contratos são armazenados de forma segura na nuvem e acessíveis a utilizadores autorizados em todo o mundo.
6. Fim do contrato
O contrato se encerra na data acordada se todas as condições contratuais forem cumpridas, incluindo a prestação dos serviços, o pagamento, etc. Nesse momento, nenhuma das partes é obrigada a cumprir o contrato. As partes podem então rescindir o contrato ou solicitar uma prorrogação.
7. Prorrogação do contrato
Ao término do contrato, as partes podem iniciar um processo de renovação para celebrar um novo contrato com os mesmos termos ou termos atualizados. Um sistema de gestão de contratos notifica todas as partes envolvidas e o processo recomeça.
8. Análise de contrato
A análise de contratos é o processo de extrair e analisar dados de contratos digitais existentes. Esse processo permite identificar os termos mais favoráveis em seu contrato, determinar se houve quebra de contrato e obter insights para contratos futuros. As funcionalidades de análise de contratos incluem a extração de informações sobre as partes envolvidas, datas, condições de pagamento, cláusulas de rescisão, cláusulas de indenização e limitações de responsabilidade. Os dados extraídos podem então ser analisados utilizando diversas ferramentas analíticas, incluindo nuvens de palavras e outras formas de visualização de texto.
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