A gestão de contratos é uma atividade que vem ganhando cada vez mais protagonismo dentro das organizações, especialmente em um ambiente de negócios onde a conformidade, a eficiência e a segurança jurídica deixaram de ser diferenciais para se tornarem pré-requisitos. Engana-se quem pensa que gerir contratos significa apenas guardar documentos em uma pasta ou em um servidor. Estamos falando de uma disciplina estratégica, que impacta diretamente a capacidade da empresa de operar com segurança, tomar decisões ágeis e garantir relações comerciais transparentes e sustentáveis.
Foi pensando nisso que a aDoc desenvolveu este guia completo, voltado a empresas que desejam evoluir sua forma de lidar com contratos. Nosso objetivo é mostrar como estruturar uma política de gestão contratual eficiente, apoiada em tecnologia, boas práticas de mercado e uma governança jurídica sólida.
Mais do que informar, queremos inspirar sua empresa a transformar a maneira como os contratos são criados, negociados, executados e encerrados.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos pode ser definida como o conjunto de processos que envolvem o controle sistemático dos contratos firmados pela empresa. Isso inclui todas as etapas do ciclo de vida contratual, desde a solicitação inicial até a assinatura, passando pela negociação, aprovação, execução, monitoramento e encerramento. Trata-se de um processo contínuo e complexo, que exige coordenação entre diversas áreas da organização.
O jurídico, naturalmente, é uma das peças centrais desse sistema, mas não atua sozinho. Áreas como compras, vendas, financeiro, compliance e tecnologia da informação também têm papéis fundamentais. Afinal, cada contrato representa um compromisso que pode gerar impactos financeiros, operacionais e até reputacionais. Uma cláusula mal redigida, um prazo ignorado ou um reajuste esquecido podem trazer prejuízos que vão muito além do valor do contrato em si.
Em vista disso, a gestão contratual deve garantir que todos os envolvidos saibam exatamente o que foi acordado, quem é responsável por cada obrigação, quais são os prazos críticos e como as cláusulas devem ser monitoradas. Também é fundamental assegurar que os contratos estejam em conformidade com as políticas internas e com as normas regulatórias vigentes, reduzindo riscos jurídicos e operacionais.
Os riscos de uma gestão ineficaz
Quando os contratos não são bem geridos, as consequências aparecem rapidamente e geralmente, em momentos críticos, como auditorias, disputas comerciais ou fiscalizações. Empresas que não contam com um processo estruturado acabam perdendo prazos importantes, como datas de reajuste, vencimentos contratuais ou avisos prévios de rescisão. Este cenário pode resultar em prejuízos financeiros diretos, como o pagamento de multas, ou em consequências mais sutis, como o desgaste da relação com clientes ou fornecedores.
Além disso, a ausência de versões consolidadas e atualizadas dos contratos pode gerar insegurança jurídica. Em situações de conflito, é comum que diferentes áreas tenham versões distintas do mesmo documento, dificultando a tomada de decisões e
aumentando o risco de litígios. A dificuldade de acessar informações estratégicas, a desorganização documental e a falta de rastreabilidade são outros sintomas de uma gestão contratual deficiente.
Na prática, esses problemas geram retrabalho, atrasos e perda de produtividade, impactando diretamente a operação da empresa. Em última instância, uma gestão ineficaz de contratos pode comprometer a reputação e a sustentabilidade do negócio.
As fases do ciclo de vida de um contrato
Para garantir uma gestão eficaz, é preciso acompanhar com atenção
cada etapa do ciclo de vida contratual. CLM trata-se de uma jornada com múltiplas fases, que exige processos bem definidos, ferramentas adequadas e uma comunicação clara entre os envolvidos.
1. Solicitação e criação
A jornada de um contrato começa com uma necessidade, seja a contratação de um fornecedor, a formalização de uma parceria ou a aquisição de um serviço. A solicitação deve ser registrada de forma organizada, idealmente em um sistema que permita rastreabilidade e controle de versões. Nessa fase, é fundamental evitar improvisações, utilizando
modelos padronizados, com cláusulas previamente validadas pelo jurídico, reduz erros e garante alinhamento com as políticas da empresa. Ademais, é importante que os modelos estejam acessíveis e atualizados, e que o processo de solicitação seja centralizado, com regras claras de preenchimento. Isso evita perda de tempo e garante que todos os contratos partam de uma base segura e coerente.
2. Negociação
A negociação é, sem dúvida, uma das fases mais delicadas do ciclo contratual. É nesta fase que as condições são discutidas, cláusulas ajustadas e versões trocadas. Ou seja, sem controle, essa etapa pode virar um verdadeiro caos, onde versões enviadas por e-mail, sugestões perdidas, comentários sobrepostos e cláusulas críticas alteradas sem o devido respaldo jurídico se tornam problemáticos.
Para evitar esses riscos, o ideal é utilizar uma
plataforma CLM (Contract Lifecycle Management), que permita a colaboração simultânea, controle de versões e registro completo de todas as interações. Assim, a negociação se torna mais ágil, segura e transparente para todas as partes envolvidas.
3. Aprovação interna
Antes da assinatura, o contrato deve passar por uma análise criteriosa das áreas envolvidas, urídico, financeiro, compliance, diretoria, entre outras, para que o processo possa seguir fluxos bem definidos, com alçadas de aprovação por tipo de contrato ou valor envolvido. O uso de alertas e trilhas de auditoria garante que cada decisão seja registrada, permitindo identificar quem aprovou, quando e com base em quais critérios. Além disso, sistemas modernos permitem validar automaticamente cláusulas obrigatórias, reduzindo o risco de omissões e acelerando o processo de aprovação.
4. Assinatura
A etapa de assinatura deixou de ser um gargalo graças às tecnologias de assinatura eletrônica e digital, que têm validade jurídica plena. Assim, é possível eliminar custos com papel, transporte e arquivamento físico, além de tornar o processo mais fluido e acessível, mesmo quando as partes estão em localidades diferentes. Ao integrar
assinaturas digitais com uma plataforma CLM, a assinatura se torna parte de um fluxo contínuo e automatizado, sem necessidade de reenvios manuais ou impressão de documentos.
5. Armazenamento e monitoramento
Após a assinatura, começa uma das fases mais importantes e, frequentemente negligenciadas, isto é, o monitoramento. Não basta arquivar o contrato em um repositório, é necessário acompanhar seus prazos, obrigações, reajustes, indicadores de desempenho e cláusulas críticas. Um sistema eficaz de gestão contratual oferece dashboards com informações atualizadas, alertas automáticos para os responsáveis e integração com sistemas de tarefas e calendários. Isso garante que nenhuma obrigação passe despercebida e que os contratos sejam efetivamente cumpridos, contribuindo para a performance da empresa.
6. Renovação, rescisão ou encerramento
Todo contrato chega a um ponto final, seja pela sua renovação, encerramento natural ou rescisão antecipada. Uma gestão atenta evita surpresas desagradáveis, como renovações automáticas não planejadas ou descumprimento de cláusulas de aviso prévio. Neste sentido, é fundamental configurar alertas com antecedência suficiente para que decisões estratégicas possam ser tomadas com calma. Além disso, o encerramento formal deve ser registrado com evidências e justificativas, garantindo transparência e segurança jurídica.
Como um software de gestão de contratos pode transformar sua operação
Adotar um software de gestão de contratos também conhecido como CLM (Contract Lifecycle Management) representa uma mudança significativa na forma como uma empresa lida com seus compromissos contratuais. Em vez de depender de processos manuais, planilhas descentralizadas e e-mails dispersos, a organização passa a operar de forma integrada, digital e inteligente, o que significa uma transformação operacional profunda, que impacta diretamente na eficiência, na mitigação de riscos e na capacidade de escalar com segurança.
Benefícios tangíveis da adoção de um CLM na gestão de contratos
Um dos principais ganhos imediatos ao implementar um CLM é a
redução de tempo em todo o ciclo de vida contratual. Segundo dados da
Forrester Research, empresas que utilizam soluções CLM conseguem reduzir o tempo de elaboração e assinatura de contratos em até
82%,
o que
significa que o que antes levava semanas pode ser resolvido em dias ou até horas. Além disso, há um
ganho expressivo em produtividade ao utilizar modelos padronizados e cláusulas pré-aprovadas, visto que os profissionais evitam retrabalho e eliminam tarefas repetitivas.
A automatização dos fluxos permite que os envolvidos sejam notificados automaticamente sobre suas responsabilidades, prazos e aprovações pendentes, o que acelera a tramitação dos documentos. Outro benefício importante é o aumento da conformidade regulatória. O CLM garante que apenas versões atualizadas e juridicamente validadas dos contratos sejam utilizadas, reduzindo o risco de cláusulas problemáticas ou fora do padrão. De acordo com a
PwC, cerca de 40% das multas contratuais aplicadas em grandes empresas estão ligadas a falhas de controle documental e descumprimento de cláusulas contratuais básicas. Com certeza, esse cenário crítico é algo que uma gestão de contratos que se utiliza da eficácia do CLM ajuda a evitar.
Funcionalidades do CLM na gestão de contratos que fazem a diferença no dia a dia
As plataformas de gestão de contratos mais avançadas do mercado, como a solução oferecida pela aDoc, vão muito além do básico. Essas ferramentas entregam um ecossistema completo, capaz de acompanhar e otimizar cada etapa do ciclo de vida dos contratos, trazendo mais controle, agilidade e inteligência para a rotina das empresas.
Conheça abaixo algumas das funcionalidades que realmente fazem a diferença no dia a dia e elevam o nível da operação contratual.
Criação de contratos com modelos prontos e customizáveis
Elaborar contratos do zero toda vez que surge uma nova demanda é ineficiente e arriscado. Com um CLM robusto, é possível trabalhar com modelos padronizados e parametrizáveis, que já incluem as cláusulas jurídicas aprovadas pela empresa, o que reduz consideravelmente o risco de erros ou omissões, garante consistência entre documentos e permite que contratos sejam criados com mais rapidez e segurança. Além disso, esses modelos podem ser adaptados conforme o tipo de negócio, cliente ou fornecedor, sem perder a padronização essencial para a governança.
Colaboração em tempo real entre áreas e partes externas
Um dos grandes gargalos da gestão contratual tradicional está na comunicação fragmentada entre as áreas. Com um sistema CLM moderno, todas as partes envolvidas, como jurídico, compras, vendas, financeiro e até parceiros externos podem colaborar simultaneamente no mesmo documento, com segurança e controle. Essa prática elimina o vai-e-volta interminável de e-mails, reduz o tempo de revisão e acelera significativamente a finalização do contrato, tudo com rastreabilidade total das contribuições de cada usuário.
Controle de versões e histórico de alterações
Saber exatamente quem fez qual modificação em um contrato e quando ajuda a manter a integridade do processo. A funcionalidade de controle de versões evita confusões comuns, como a assinatura de versões desatualizadas ou o retrabalho causado por documentos perdidos. Com um histórico claro e auditável de todas as alterações, a empresa mantém uma trilha de decisões, o que é fundamental para segurança jurídica e transparência interna.
Assinatura digital integrada e com validade jurídica
A assinatura digital, quando integrada ao CLM, fecha o ciclo contratual com agilidade e segurança, eliminando a necessidade de impressão, envio físico e armazenamento em papel, o que reduz custos e acelera o fechamento de negócios. Ferramentas como a da aDoc são compatíveis com a certificação ICP-Brasil, garantindo validade jurídica conforme previsto na legislação. Além disso, a assinatura pode ser feita de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, o que é um grande diferencial em operações descentralizadas ou em contratos internacionais.
Dashboards e relatórios de indicadores-chave (KPIs)
A capacidade de visualizar o desempenho contratual em tempo real é um dos maiores diferenciais de um CLM completo. Dashboards interativos permitem acompanhar prazos críticos, status de negociações, contratos próximos do vencimento, obrigações pendentes e muito mais. Com relatórios customizáveis, a gestão ganha uma visão estratégica que facilita a tomada de decisões, a alocação de recursos e a identificação de gargalos. Isso transforma a gestão de contratos em um processo proativo, e não apenas reativo.
Indicadores e métricas: como medir o sucesso da gestão contratual
Assim como qualquer outro processo estratégico, a gestão de contratos precisa ser medida. Acompanhar KPIs ajuda a identificar gargalos, justificar investimentos e melhorar continuamente os fluxos. Entre os principais indicadores destacam-se o tempo médio do ciclo contratual (da solicitação à assinatura), a taxa de contratos vencidos ou não renovados, a quantidade de cláusulas críticas sem validação jurídica, o percentual de obrigações com alerta ativo e a proporção entre contratos padronizados e customizados.
Sem dúvidas, com esses dados é possível obter insights valiosos sobre onde a empresa pode evoluir e como tornar sua gestão contratual ainda mais eficiente.
Tendências em gestão de contratos para os próximos anos
O futuro da gestão de contratos já começou a ser desenhado, impulsionado por tecnologias como
inteligência artificial, blockchain e automação. A tendência é que plataformas CLM passem a oferecer análises preditivas, sugerindo cláusulas com base em contratos anteriores e detectando riscos automaticamente. Assinaturas com blockchain estão ganhando espaço por sua capacidade de garantir rastreabilidade e imutabilidade. Além disso, contratos com cláusulas ESG ganham destaque, exigindo monitoramento específico de compromissos socioambientais. E os chamados “smart contracts”, autoexecutáveis, prometem transformar completamente a forma como acordos são cumpridos.
Está na hora de mudar a forma como você lida com a sua gestão de contratos?
Tratar a gestão de contratos como um processo estratégico é um grande passo para as empresas que buscam crescer com segurança, responsabilidade e eficiência. Com a adoção de boas práticas e ferramentas modernas, é possível transformar a forma como os contratos são geridos, reduzindo riscos, aumentando a produtividade e fortalecendo a governança corporativa. Em resumo, mais do que assinar contratos, é preciso administrá-los com inteligência, responsabilidade e visão de futuro.
Quer dar esse próximo passo?
Agende uma demonstração para conhecer a aDoc e descobrir como uma plataforma pode transformar a gestão de contratos na sua empresa.
