A automação de documentos, também conhecida como documentos inteligentes é um dos pilares da tecnologia jurídica utilizada para simplificar processos jurídicos e\ou administrativos usando modelos e fluxos de trabalho automatizados. Por exemplo, para escrever uma nova versão de um documento padrão, você geralmente começa com um documento existente - um documento semelhante ao que deseja criar. Em seguida, usando “localizar e substituir” em seu programa de processamento de texto, você modifica quaisquer instâncias de texto que deseja alterar, por exemplo, nomes e outros detalhes. Esse processo não apenas leva tempo, mas também cria várias oportunidades para erros.
O que são ferramentas de automação de documentos jurídicos?
Por outro lado, as ferramentas de automação de documentos jurídicos estão mudando tudo isso, introduzindo uma maneira mais eficiente de redigir novos documentos. Também é possível configurar fluxos de trabalho que automatizam determinadas tarefas. Documentos que precisam ser aprovados por diferentes colaboradores podem, por exemplo, ser enviados automaticamente para as pessoas certas.
Quais documentos são adequados para automação?
Existem muitos casos de uso diferentes para automação de documentos, com algumas empresas optando por automatizar tudo, desde faturas a recibos, cotações e relatórios.
No entanto, um dos casos de uso mais predominantes para automação de documentos está relacionado ao campo jurídico, na qual as equipes jurídicas utilizam o software de automação de documentos para criar:
De modo geral, não somente os documentos citados acima, mas todos documentos que apresentem características como:
- Propostas com variáveis dinâmicas;
- Documentos legais com muitas cláusulas vinculadas a diferentes partes do contrato;
- Contratos que são alterados com base em critérios, por exemplo, contrato de trabalho com mudança de dias de licença;
- Documentos ou políticas com muitas variáveis;
- Formulários de coleta de dados que são muito longos para preencher e erros são fáceis de perder;
- Documentos de aquisição complexos.
Software de automação de documentos: facilite as coisas para você
Ao automatizar a criação de documentos, você se beneficia em todos os sentidos. Você cria seus primeiros documentos respondendo questões em um formulário, criando um modelo para cada tipo de documento. Isso pode ser projetado em seu próprio design corporativo e blocos de texto padrão também podem ser inseridos. Neste sentido, a base do seu documento e o conteúdo é garantido como correto.
A partir disso, sua equipe somente precisará inserir as variáveis. Em outras palavras, todos os dados que não podem ser gerados a partir do banco de dados. Ademais, você cria documentos a qualquer hora, em qualquer lugar.
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