O que é um Contrato Digital? Como é feito? Quais são os seus benefícios?

O que é um contrato digital e quais são seus benefícios? Compilamos tudo para você em nosso artigo. Boa leitura.

Embora a transformação digital tenha impacto em todos os aspectos do mundo dos negócios, a transferência dos processos contratuais para a mídia eletrônica também fez parte dessa mudança. Contratos digitais são acordos legais criados, modificados e assinados entre as partes em formato eletrônico. Ao contrário dos contratos tradicionais em papel, os contratos digitais são gerenciados por meio de tecnologias de assinatura eletrônica e diversas ferramentas digitais.

Contratos digitais, uma das inovações trazidas pela transformação digital, levaram a uma rápida evolução no mundo dos negócios. Contratos digitais criados em um ambiente eletrônico permitem que as partes façam acordos legais de forma rápida e eficaz. Contratos tradicionais em papel, processos longos que exigem assinaturas físicas e documentos a serem transportados, foram substituídos por tecnologias de assinatura eletrônica e acordos feitos com ferramentas digitais. Dessa forma, os textos dos acordos podem ser compartilhados instantaneamente entre os participantes e as alterações podem ser feitas facilmente. Todas essas transações ocorrem em ambientes eletrônicos seguros que mantêm a validade legal. A gestão de contratos digitais é realizada por meio de plataformas como sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, garantindo que todas as etapas do processo sejam registradas e facilmente acessadas quando necessário.

Além disso, os contratos digitais eliminam as fronteiras geográficas no mundo dos negócios globalizado. Mesmo entre empresas localizadas em países diferentes, os contratos podem ser assinados quase instantaneamente, sem serem afetados por diferenças de fuso horário. A segurança proporcionada por assinaturas eletrônicas e métodos de verificação de identidade digital permite que as partes tenham certeza da autenticidade de suas identidades e assinaturas. Isso também se destaca como um fator de construção de confiança no comércio internacional. O uso de contratos digitais tem efeitos de aumento de eficiência e transparência em quase todas as áreas do negócio, como gestão da cadeia de suprimentos, contratos de parceria, relacionamento com clientes e até mesmo gestão de recursos humanos. Quando vistos dessa perspectiva, os contratos digitais têm o potencial de se adaptar ao futuro digital do mundo dos negócios e maximizar a eficiência e a eficácia dos processos de negócios.

Como fazer um contrato digital?

O processo de criação de um contrato digital geralmente começa com a preparação do texto do acordo. No entanto, esse texto é criado em um ambiente digital, por meio de softwares ou aplicativos de contrato. As partes podem usar modelos de contrato inserindo as informações e os termos necessários na plataforma digital. As partes então assinam o contrato usando suas assinaturas eletrônicas. As assinaturas eletrônicas são fornecidas com segurança, com diversos métodos de verificação e são legalmente válidas. Esse processo agiliza a gestão do contrato. Também permite que as partes colaborem mais facilmente na elaboração do contrato.

O processo de criação de contratos digitais utiliza modelos e fluxos de trabalho automatizados para padronizar contratos e agilizar processos. Os softwares de contratos modernos costumam ser equipados com interfaces fáceis de usar e funções de arrastar e soltar, permitindo que até mesmo usuários sem conhecimento jurídico criem contratos personalizáveis ​​com facilidade. Esses softwares reduzem o risco de erros e reduzem significativamente o tempo necessário para a preparação do contrato. Além disso, automatizam os processos contratuais e facilitam o acompanhamento das partes pelos processos de aprovação e alterações contratuais. Todas as etapas, desde a elaboração do contrato até a aprovação final, são registradas digitalmente e disponibilizadas às partes.

O processo de assinatura eletrônica reforça a vinculação jurídica e a segurança dos contratos digitais. As regulamentações legais de diferentes países reconhecem a validade jurídica das assinaturas eletrônicas, e essas assinaturas têm o mesmo valor legal que as assinaturas em papel. As assinaturas eletrônicas garantem que a identidade digital do signatário seja verificada, a assinatura seja protegida contra alterações e a integridade do conteúdo do contrato seja mantida. Os protocolos de segurança utilizados no processo de assinatura, tecnologias como criptografia e carimbo de data/hora, garantem que os contratos não possam ser adulterados e que somente partes autorizadas possam acessá-los. Esse é um dos motivos pelos quais os contratos digitais são preferidos, especialmente em transações que envolvem dados sensíveis e exigem um alto nível de segurança.

Benefícios do contrato digital

Os contratos digitais oferecem muitos benefícios. O mais importante deles é a economia de tempo e dinheiro. Custos de contratos físicos, como papel, impressora, correio e armazenamento, são eliminados. Outros benefícios dos contratos digitais, que podem ser criados e assinados rapidamente, podem ser resumidos da seguinte forma:

• Contratos digitais podem ser criados e distribuídos instantaneamente, acelerando significativamente o processo de aprovação.
• Lembretes automatizados e sistemas de acompanhamento tornam os processos mais eficientes.
• Assinaturas eletrônicas eliminam a necessidade de reuniões físicas, permitindo que partes remotas negociem rapidamente o mesmo documento.
• Despesas de contratação tradicionais, como custos com papel, impressora e postagem, são reduzidas.
• Os custos de armazenamento e arquivamento são minimizados pelo armazenamento de documentos digitais.
• Os recursos humanos necessários para gerenciar e monitorar contratos podem ser reduzidos.
• Assinaturas eletrônicas e tecnologias de criptografia garantem a segurança dos contratos.
• Documentos digitais são protegidos contra acesso e manipulação não autorizados.
• Um registro auditável de cada transação é mantido com registros de data e hora e registro automático.
• Os contratos digitais estão sempre acessíveis às partes e podem ser facilmente auditados.
• Alterações e atualizações podem ser vistas e acompanhadas por todas as partes.
• O fácil cumprimento das regulamentações legais e padrões de conformidade é garantido por ferramentas integradas de controle de regulamentação.
• Reduzir o uso de papel reduz o impacto ambiental e contribui para práticas comerciais sustentáveis.
• As transações digitais reduzem a pegada de carbono, principalmente por meio de reduções no envio de correspondências de longa distância e no transporte de documentos.
• O acesso a documentos digitais garante a continuidade dos negócios durante desastres e emergências.
• Graças aos dispositivos móveis e ao acesso remoto, as partes podem acessar contratos e realizar transações de qualquer lugar.
• Fluxos de trabalho e integração com outros sistemas empresariais automatizam processos empresariais e aumentam a eficiência.
• Análises baseadas em IA e aprendizado de máquina permitem o monitoramento do desempenho do contrato e o gerenciamento de riscos.
• Oferece oportunidades instantâneas de colaboração e contratação entre partes em diferentes regiões geográficas.

Esses benefícios atendem às necessidades das empresas modernas, maximizando a eficiência e a eficácia dos negócios, além de tornar as transações jurídicas e financeiras mais acessíveis e gerenciáveis. Em outras palavras, tornam as soluções de contratos digitais um investimento valioso para empresas de todos os portes. Agende uma demonstração com aDoc e saiba mais.