Guia de automação para advogados: reduza a carga de trabalho de rotina

Os escritórios de advocacia têm processos de trabalho muito complexos devido ao intenso tráfego de documentos, restrições de tempo e calendários de processos em constante mudança. No centro desses processos estão, em sua maioria, assistentes jurídicos ou estagiários. Muitas tarefas, como acompanhar notificações, organizar arquivos, comunicar-se com clientes, agendar consultas e correspondências internas, recaem sobre eles.

No entanto, com o avanço da tecnologia, essas tarefas rotineiras e demoradas agora podem ser transferidas para sistemas de automação. Isso não só economiza tempo, como também reduz as taxas de erro, aumenta a eficiência e fortalece a coordenação dentro da equipe.

Neste artigo, analisaremos passo a passo soluções de automação que facilitarão os processos de trabalho de assistentes em escritórios de advocacia. Explicaremos como a transformação pode ser alcançada em áreas-chave, especialmente automação de notificações, gestão de documentos e compartilhamento de tarefas.

O que é automação e por que ela é necessária em escritórios de advocacia?

Automação é o processo de automatizar processos de trabalho repetitivos e manuais por meio de software. Para um escritório de advocacia, isso pode significar o rastreamento automático de notificações eletrônicas, o arquivamento sistemático de documentos ou a delegação de tarefas por meio de painéis digitais.

Problemas enfrentados pelos escritórios jurídicos:

• Processamento manual de documentos: coletar, digitalizar e arquivar documentos de diferentes fontes consome bastante tempo.
• Tarefas que entram em conflito com calendários disponíveis: compromissos e datas de audiências podem causar confusão.
  
• Falta de comunicação: se as transferências de tarefas e os briefings não forem feitos a tempo entre os membros da equipe, o trabalho será interrompido.

Principais benefícios da automação

Gerenciamento de tempo

 com sistemas de automação, os assistentes podem se concentrar em tarefas que agregam valor em vez de tarefas repetitivas.

Redução de erros

o esquecimento ou a orientação errada induzida pelo homem são minimizados.

Transparência e rastreamento

As respostas a perguntas como qual tarefa foi realizada quando, quem a realizou e em que estágio ela está atualmente são claramente visíveis no sistema.

6 áreas principais de automação para advogados

1. Automação de notificações

O rastreamento de notificações é um dos processos que mais demandam tempo e atenção dos assistentes.

2. Gestão e arquivamento de documentos

Escritórios de advocacia trabalham com centenas de documentos. O arquivamento físico gera desperdício de tempo e espaço. Com a automação, os documentos podem ser arquivados digitalmente de acordo com determinados critérios (tipo de caso, data, nome do cliente, etc.). Permissões de acesso podem ser definidas para que somente pessoas autorizadas possam acessar os documentos. Assim como, o histórico de versões de cada documento pode ser registrado.

3. Processos de transferência e acompanhamento de tarefas

O fato de os advogados lidarem com mais de um caso torna a delegação de tarefas inevitável. Com sistemas de automação, horários claros de início e término são definidos para cada tarefa. Também é possível verificar qual tarefa é atribuída a quem é rastreada pelo sistema.

4. Comunicação interna e compartilhamento de notas

A comunicação interna, que ainda hoje é feita via WhatsApp, e-mail ou notas em papel, leva a muitos erros. Soluções digitais para escritórios de advocacia modernos são sistemas que permitem que todos se comuniquem na mesma plataforma com sistemas internos de mensagens da equipe.

5. Painel de relatórios e rastreamento

É quase impossível ver quanto tempo os assistentes jurídicos trabalham, quais tarefas são concluídas em quanto tempo ou quais tarefas são constantemente interrompidas por métodos manuais. É aqui que a automação entra em ação. A análise da intensidade das tarefas  pode ajudar a determinar se alguns funcionários estão sobrecarregados e outros recebem menos tarefas.

6. Automação de calendário e compromissos

Compromissos, audiências, ligações, petições e uma agenda lotada surgem. A automação também oferece soluções eficazes como

calendários dos advogados e assistentes sincronizados, por meio de lembretes automáticos enviados em datas e horários específicos.

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