Quais os riscos de criar e gerenciar contratos manualmente?

Qualquer empresa, não importa seu tamanho e o setor em que atua, convive com a necessidade de estabelecer contratos, por exemplo, para promover operações comerciais e fechar negócios. Quer você tenha um novo funcionário para integrar, um novo empreiteiro para terceirizar ou alugue novas instalações para seu empreendimento - tudo opera com base em contratos.

Ainda assim, embora cada empresa seja única, a condução manual do gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, desde sua concepção até a aprovação e monitoramento, leva para os mesmos riscos e ineficiências comuns em grande parte das empresas.

Isso se deve ao fato de que muitas empresas ainda criam e gerenciam documentos a partir de processos ineficientes, sem a ajuda da tecnologia. Como mostramos em um artigo anterior, todo os contratos têm um ciclo de vida, que iniciam na sua elaboração e encerram muito após a assinatura.

Neste artigo, vamos mostrar onde o risco da gestão de contratos ineficiente se esconde. Se interessou? Boa leitura!

Risco 1. Setor jurídico e advogados envolvidos em tarefas de menor valor

A empresa e os setores que atendem diretamente os clientes ou fornecedores precisam reunir todos os termos comerciais do contrato, bem como fornecer respostas rápidas e precisas para fechar os negócios com agilidade.

Entretanto, para os advogados, a criação de documentos leva tempo, e isso faz todo o sentido, uma vez que eles são os responsáveis pela conformidade e pelo gerenciamento dos riscos.

A elaboração de contratos a partir do zero e a inserção repetitiva de dados sempre foram um trabalho dos advogados, o que faz com que algumas empresas se tornem dependentes do tempo e esforço dos setores jurídicos para criar e avaliar documentos e contratos.

Risco 2. Erros [humanos]

Todos cometemos erros. No entanto, inconformidades em documentos jurídicos não são facilmente aceitáveis. Lacunas na linguagem padronizada, dados ausentes ou erros de digitação regulares podem apresentar risco ou confusão, desordem e perda potencial de informações críticas.

Delegar documentos a não advogados pode significar alterações e exclusões impossíveis de rastrear, o que podem comprometer por completo o contrato.

É por isso que os documentos jurídicos costumam ser sempre verificados novamente por advogados que consomem muito tempo crítico para os negócios. Entretanto, com a automação, fica muito mais fácil gerir esses erros sem precisar sobrecarregar o jurídico.

Risco 3. Captura distorcida de dados de entrada

De modo geral, os dados estão distribuídos por diferentes departamentos da empresa ou clientes, cuja entrada destas informações nos documentos e contratos pode ser imprecisa, incompleta ou simplesmente inadequada. Trabalhar com uma versão de modelo desatualizada ou dados incorretos resultará em penalidades e perdas de lucro.

Risco 4. Falha de comunicação

Trabalhar sob a pressão do tempo causa falhas de comunicação, especialmente quando a negociação, aprovação e assinatura de contratos acontecem em todos os lugares - por exemplo, em trocas de e-mails intermináveis.

A comunicação desordenada leva a prazos perdidos, mudanças negligenciadas, negociações extras e rodadas de revisão, solicitações de aprovação repetitivas, entre outros inconvenientes.

O dinheiro que está em jogo no contrato de alto valor pode ser facilmente perdido devido a negociações demoradas para serem concluídas.

Risco 5. Falta de Transparência

Se os contratos dependessem apenas de advogados e de sua rapidez, teria sido muito mais rápido assiná-los. No entanto, a criação de documentos é apenas o estágio inicial do gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Os próximos estágios incluem outras etapas para inclusão de comentários, sugerir mudanças, negociar, aprovar e executar um contrato.

Nessas fases, os advogados não têm controle total sobre os registros de atividades, status dos documentos e gargalos detectados. Se você não consegue ver as etapas, não consegue controlar. É por isso que os contratos permanecem paralisados até se tornarem críticos para os negócios.

Por que gerenciar o ciclo de vida do contrato é importante?

Implementar a automação desde a criação até o fechamento do do contrato ajuda a simplificar o fluxo de trabalho do contrato e melhorar o desempenho das equipes jurídicas e de negócios em geral.

Aqui estão alguns números para você avaliar:

Redução de riscos: a automação de contratos pode levar a uma melhoria da conformidade em 55%.
Economia de tempo: a automação do fluxo de trabalho de documentos pode economizar, em média, 20-30 dias que, de outra forma, a empresa gastaria para criar, negociar e finalizar um contrato.
Economia de custos: os custos administrativos associados aos contratos são reduzidos em 25% -30% por meio da automação do ciclo de vida do contrato.

Por outro lado, uma pesquisa da Aberdeen revelou que 44% das empresas desejam maior visibilidade em seus contratos, enquanto 40% gostariam de reduzir o risco com seus fornecedores. Além disso, 37% das organizações desejam maior conformidade com os contratos do fornecedor.

Ou seja, a automação não é somente uma via para melhorar processos internos, mas também a governança corporativa e o relacionamento com os Stakeholders.

Algumas linhas sobre os pilares da gestão eficiente de contratos

Uma solução eficiente para criar, negociar e assinar contratos oferece às empresas uma visão completa das bases contratuais, permitindo o acesso total aos dados em tempo real, para uma tomada de decisão mais assertiva.

Esse tipo de ferramenta é projetada para permitir que as empresas estabeleçam os quatro pilares fundamentais da gestão de contratos:

economia;
agilidade;
colaboração;
controle.

A tecnologia também garante o controle de validade, evita o aumento do custo de violação de contrato e oferece opções de assinatura eletrônica e uma solução móvel, facilitando o rastreamento de atividades em qualquer lugar.

E você? Tem mais perguntas sobre a automação e gestão de contratos? Contate a equipe da aDoc para uma demo ou teste gratuitamente a nossa solução.

Gestão de contratos: guia completo para otimizar o ciclo de vida

25 de julho de 2025

Saiba como otimizar a gestão de contratos na sua empresa, reduzindo riscos, aumentando a produtividade e adotando tecnologia de ponta.

Tempo perdido, documentos duplicados, inconsistência de dados? Resolva com aDoc

18 de julho de 2025

Automatize documentos com precisão e agilidade. Conheça aDoc, a plataforma no-code que elimina erros, retrabalho e melhora a produtividade jurídica.

Gestão de contratos centralizada: eficiência com pastas inteligentes e colaboração em tempo real

15 de julho de 2025

A gestão de contratos é uma das tarefas mais críticas para empresas que lidam com grandes volumes de documentos e múltiplos fluxos de aprovação. Se mal estruturado, esse processo se torna um gargalo que consome tempo e reduz a visibilidade sobre os riscos e prazos contratuais. Com a aDoc, você unifica toda a gestão contratual em um ambiente digital seguro, acessível e colaborativo. Pastas compartilhadas por equipe, controle de permissões e versionamento automatizado permitem que times jurídicos e administrativos atuem com agilidade e segurança. Uma plataforma única para seu portfólio contratual Centralizar os contratos em uma única plataforma não é apenas uma questão de organização, é uma medida estratégica. Ao eliminar a fragmentação de documentos entre e-mails, pastas locais e sistemas paralelos, sua empresa passa a operar com mais controle, rastreabilidade e agilidade. Com a estrutura de pastas de equipe, a organização se torna intuitiva, cada área da empresa pode gerenciar seus contratos com autonomia e padronização: Acesso unificado a todos os documentos; Rastreabilidade total de versões, assinaturas e interações; Redução de retrabalho e perda de tempo com buscas manuais. Gerenciamento digital com automação e inteligência Automatizar processos contratuais ajuda a reduzir reduzir erros humanos e liberar tempo da equipe para tarefas estratégicas. Um CLM com recursos de inteligência elimina etapas operacionais repetitivas, permite padronização e garante conformidade jurídica em todas as fases do contrato. Nossa plataforma simplifica tarefas rotineiras como: Criação e adaptação de modelos contratuais ; Coleta de assinaturas eletrônicas com validade jurídica; Controle de prazos e alertas automáticos para renovações. Fluxos de trabalho colaborativos Quando múltiplos departamentos participam do processo contratual, jurídico, compras, comercial, a colaboração precisa ser estruturada e fluida. A ausência de um fluxo claro gera gargalos, retrabalho e insegurança sobre o status dos documentos. Com os fluxos de trabalho automatizados da aDoc, sua equipe pode: Enviar contratos para aprovação com poucos cliques; Atribuir responsabilidades por etapa; Acompanhar em tempo real o status de cada contrato. Organização por pastas e controle de acessos Uma gestão de contratos eficaz começa com a organização lógica e o controle sobre quem pode acessar o quê. Ao estruturar documentos por categorias como tipo de contrato, área responsável ou cliente atendido, sua empresa reduz o risco de perda de informações, evita duplicidades e facilita o cumprimento de políticas internas de compliance e auditoria. Além disso, um sistema CLM moderno permite granularidade nos acessos — ou seja, diferentes níveis de permissão para cada colaborador ou setor, garantindo confidencialidade e agilidade nas operações do dia a dia. Pastas inteligentes permitem a gestão descentralizada, mas controlada. Criar pastas por tipo de contrato, área ou cliente; Atribuir permissões de visualização ou edição por perfil; Trabalhar de forma remota com total segurança documental. Compartilhamento com segurança e rastreabilidade Compartilhar contratos com partes externas é uma necessidade rotineira, mas ela deve ser feita com controle. A rastreabilidade garante que você saiba exatamente quem interagiu com o documento, quando e o que foi alterado, evitando riscos legais e operacionais. Neste sentido, o sistema registra: Quem acessou; Quando abriu; Quais alterações foram feitas. Gestão de contratos com inteligência Organizar contratos não precisa ser um pesadelo operacional. Com a aDoc, sua empresa transforma esse processo em um diferencial competitivo. Ao automatizar a gestão documental, você ganha mais tempo, reduz riscos e melhora a governança. Solicite sua demonstração gratuita e descubra como levar sua gestão de contratos para outro patamar.