KPIs – Como defini-los para a atividade jurídica

Como você define os KPIs (Key Performance Indicators) para os negócios do setor jurídico? Como você os acompanha e quais são as métricas relevantes para serem monitoradas? Vamos entender como criar uma equipe jurídica orientada por dados.

KPI X atividade jurídica

Todos os aspectos de um negócio exigem KPIs, e a atividade jurídica não é exceção a essa regra. Para escalar negócios gerenciando volumes crescentes de contratos, os KPIs jurídicos são fundamentais para mensurar o sucesso no seu escritório de advocacia ou departamento jurídico, bem como essenciais para identificar áreas problemáticas antes que resultem em risco.

Mas o que são KPIs legais, como você pode defini-los e qual é a melhor forma de rastreá-los em 2022? É o que vamos explorar neste artigo. Acompanhe!

O que são KPIs legais (indicadores-chave de desempenho)?

Os principais indicadores de desempenho são amplamente utilizados nos negócios. Dizem respeito às métricas que a empresa, suas equipes ou funcionários individuais rastreiam para avaliar o sucesso da atividade. As equipes jurídicas - principalmente em negócios de alto crescimento e volume - também têm KPIs para garantir que estejam buscando os objetivos da empresa. Os KPIs da equipe jurídica geralmente estão relacionados à capacitação dos negócios, uma parte fundamental para garantir suporte a um processo de contrato rápido e eficiente que permita o crescimento contínuo de receita.

Por que você precisa de KPIs para atividade jurídica?

Para a atividade jurídica interna conduzida nas empresas, os dias de ser visto simplesmente como um centro de custo acabaram. Assim como o departamento jurídico não pode ser aquele que apenas diz 'não', também não pode ser reativo a ponto de negar monitorar e cumprir progresso em relação às metas.

Os advogados das empresas devem usar o seu know how em projetos, iniciativas e processos que movem a atividade. Se todas as outras equipes estão provando seu valor movendo números - seja receita, leads gerados, entre outros -, o jurídico também precisa provar seu valor.

Então, como você define e acompanha os KPIs que medem o sucesso do departamento jurídico?

Trabalhando com dados legais

As faculdades de direito raramente preparam os futuros advogados para trabalhar com dados e métricas nas suas atividades. Outros profissionais, que tratam de finanças ou produtos, chegam às empresas prontos para atuar com números todos os dias, enquanto para os advogados que irão atuar nas empresas representa uma curva de aprendizado mais acentuada a enfrentar.

Há algumas coisas importantes a serem lembradas quando se trata de trabalhar com dados:

Os dados são essenciais, mas não são suficientes: você precisa saber quais problemas deseja resolver, ao invés de contentar-se em coletar dados.
Nem todos os dados são úteis: é importante filtrar nos estágios iniciais, para garantir que você esteja medindo coisas que são realmente úteis e relevantes.
Obter dados nem sempre significa novas tecnologias: você pode usar muitos dos sistemas e soluções que já possui. Planilhas eletrônicas é, possivelmente, a tecnologia jurídica mais subutilizada que há.
Existe uma diferença entre ter dados e ser orientado por dados: os colegas podem precisar de treinamento para lidar com dados, executar experimentos, visualizar resultados e assim por diante. Sem dúvida, você também precisa incutir essa cultura na organização.

Antes de mais nada, tenha esses pontos em mente ao começar a criar e rastrear KPIs legais.

Então, como definir KPIs para a atividade jurídica?

Para chegar ao ponto em que você possa definir KPIs para a atividade jurídica, você precisa entender duas coisas:

1. O que a empresa deseja alcançar?

Seus objetivos precisam estar alinhados com os objetivos do negócio. Isso deveria ser óbvio, mas muitas vezes precisa ser reiterado. Por exemplo, se a empresa tiver uma meta de receita específica, neste caso seus KPIs deverão ser métricas que possam influenciar a meta de receita.

2. O que a empresa deseja que você alcance?

Este é um ponto mais sutil. Os advogados têm uma grande compreensão de quais acreditam ser suas responsabilidades, quando se trata de gerenciar riscos e apoiar a empresa em questões jurídicas. Mas é menos comum que as equipes jurídicas realmente façam o óbvio e perguntem diretamente a seus colegas sobre o que desejam. Onde seus colegas comerciais mais valorizam sua contribuição? Quando e como eles gostariam que esse serviço fosse entregue?

O que considerar ao definir KPI’s para atividade jurídica

Uma vez que você tenha uma forte compreensão do que vai influenciar os KPIs do seu departamento ou escritório jurídico, é vital que você crie KPIs que sejam atingíveis, mensuráveis e relacionados aos resultados desejados. Isso é melhor alcançado considerando as seguintes perguntas:

Este KPI está diretamente relacionado ao objetivo que você está tentando alcançar?
Quais dados são necessários para medir o progresso em relação a este KPI?
Quem é responsável por monitorar os dados para este KPI?
Quem tem acesso aos dados para este KPI?
Existe uma única fonte de onde os dados podem ser acessados com precisão?
Com que frequência os dados serão rastreados e atualizados?
A medição desse KPI vale o esforço necessário para rastreá-lo?

Quais KPIs comuns à atividade jurídica você deve monitorar?

Tendo feito todo esse trabalho de base importante, agora você está pronto para começar a rastrear e trabalhar com números, a fim de relatar os KPIs para a empresa.

Na atividade jurídica algumas métricas tendem a surgir repetidamente. É importante deixar claro que nem sempre essas são as métricas mais precisas para sua empresa em particular, mas são definitivamente comuns à maioria das equipes jurídicas em empresas de alto crescimento.

1. Trabalho recebido

Isso deve ser classificado por data/hora e tipo de projeto. Isso dá à equipe jurídica e ao setor financeiro uma visão clara do que está realmente em seu pipeline.

O acompanhamento desse KPI incentiva um gerenciamento de trabalho mais eficiente e garante que cada projeto tenha recursos e preparação adequados.

Se você possui um software de automação de documentos e contratos que permite que suas equipes comerciais se auto-atendam em contratos, isso também significa que você pode delegar o trabalho de acordo com seu valor, permitindo que o jurídico retorne ao trabalho de maior valor.

2. Tempo e custo por temática

Esses podem ser cálculos aproximados em vez de incrementos minuto a minuto, mas esse tipo de dados destaca os gargalos e pode ajudar a justificar recursos adicionais quando necessário. Também pode funcionar como uma indicação dos recursos necessários para futuros temas de natureza e tamanho semelhantes.

3. Gastos externos / Gastos internos

Reduzir os gastos externos da atividade jurídica geralmente é um objetivo para praticamente qualquer advogado, sendo fácil de acompanhar em um painel. Você pode dar um passo adiante e categorizar os gastos de acordo com o risco e a complexidade associados ao projeto.

Esse KPI é popular para comparação com os gastos internos no departamento jurídico, pois dá uma imagem mais clara de qual porcentagem de trabalho e gastos é realizada interna e externamente.

4. Tempo de revisão do contrato

Muitas vezes, a movimentação desse número é o principal motivador para equipes jurídicas investirem em softwares de automação de contratos. Isso ocorre porque ajuda a provar legalmente que eles não estão bloqueando contratos e impulsiona um fluxo de trabalho mais eficiente e transparente.

5. Valor médio do contrato

Embora o acompanhamento desses números dependa principalmente das receitas, é sempre útil que os departamentos jurídicos saibam o nível em que sua atividade afeta.

Manter um olhar atento sobre esse KPI é uma ótima maneira do jurídico ficar à frente no conhecimento de suas responsabilidades e antecipar quando seu suporte será necessário.

6. Atividades/Contratos por advogado

É uma boa prática que qualquer advogado saiba em quantos projetos ou contratos está trabalhando concomitantemente. Esse KPI jurídica não apenas garante que o trabalho seja distribuído de forma sustentável, mas também fornece maior visibilidade em toda a empresa sobre quem está gerenciando o quê, o que elimina a necessidade de identificar os principais interessados em um contrato.

Chegamos ao fim das nossas dicas de como implementar KPIs em seu escritório ou departamento jurídico e, como percebemos até aqui, os dados são o que norteiam essas métricas. Em vista disso, recomendamos também a leitura do nosso artigo: O que são os metadados do seu contrato? E por que você deveria utilizá-los?

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