KPIs – Como defini-los para a atividade jurídica

Como você define os KPIs (Key Performance Indicators) para os negócios do setor jurídico? Como você os acompanha e quais são as métricas relevantes para serem monitoradas? Vamos entender como criar uma equipe jurídica orientada por dados.

KPI X atividade jurídica

Todos os aspectos de um negócio exigem KPIs, e a atividade jurídica não é exceção a essa regra. Para escalar negócios gerenciando volumes crescentes de contratos, os KPIs jurídicos são fundamentais para mensurar o sucesso no seu escritório de advocacia ou departamento jurídico, bem como essenciais para identificar áreas problemáticas antes que resultem em risco.

Mas o que são KPIs legais, como você pode defini-los e qual é a melhor forma de rastreá-los em 2022? É o que vamos explorar neste artigo. Acompanhe!

O que são KPIs legais (indicadores-chave de desempenho)?

Os principais indicadores de desempenho são amplamente utilizados nos negócios. Dizem respeito às métricas que a empresa, suas equipes ou funcionários individuais rastreiam para avaliar o sucesso da atividade. As equipes jurídicas - principalmente em negócios de alto crescimento e volume - também têm KPIs para garantir que estejam buscando os objetivos da empresa. Os KPIs da equipe jurídica geralmente estão relacionados à capacitação dos negócios, uma parte fundamental para garantir suporte a um processo de contrato rápido e eficiente que permita o crescimento contínuo de receita.

Por que você precisa de KPIs para atividade jurídica?

Para a atividade jurídica interna conduzida nas empresas, os dias de ser visto simplesmente como um centro de custo acabaram. Assim como o departamento jurídico não pode ser aquele que apenas diz 'não', também não pode ser reativo a ponto de negar monitorar e cumprir progresso em relação às metas.

Os advogados das empresas devem usar o seu know how em projetos, iniciativas e processos que movem a atividade. Se todas as outras equipes estão provando seu valor movendo números - seja receita, leads gerados, entre outros -, o jurídico também precisa provar seu valor.

Então, como você define e acompanha os KPIs que medem o sucesso do departamento jurídico?

Trabalhando com dados legais

As faculdades de direito raramente preparam os futuros advogados para trabalhar com dados e métricas nas suas atividades. Outros profissionais, que tratam de finanças ou produtos, chegam às empresas prontos para atuar com números todos os dias, enquanto para os advogados que irão atuar nas empresas representa uma curva de aprendizado mais acentuada a enfrentar.

Há algumas coisas importantes a serem lembradas quando se trata de trabalhar com dados:

Os dados são essenciais, mas não são suficientes: você precisa saber quais problemas deseja resolver, ao invés de contentar-se em coletar dados.
Nem todos os dados são úteis: é importante filtrar nos estágios iniciais, para garantir que você esteja medindo coisas que são realmente úteis e relevantes.
Obter dados nem sempre significa novas tecnologias: você pode usar muitos dos sistemas e soluções que já possui. Planilhas eletrônicas é, possivelmente, a tecnologia jurídica mais subutilizada que há.
Existe uma diferença entre ter dados e ser orientado por dados: os colegas podem precisar de treinamento para lidar com dados, executar experimentos, visualizar resultados e assim por diante. Sem dúvida, você também precisa incutir essa cultura na organização.

Antes de mais nada, tenha esses pontos em mente ao começar a criar e rastrear KPIs legais.

Então, como definir KPIs para a atividade jurídica?

Para chegar ao ponto em que você possa definir KPIs para a atividade jurídica, você precisa entender duas coisas:

1. O que a empresa deseja alcançar?

Seus objetivos precisam estar alinhados com os objetivos do negócio. Isso deveria ser óbvio, mas muitas vezes precisa ser reiterado. Por exemplo, se a empresa tiver uma meta de receita específica, neste caso seus KPIs deverão ser métricas que possam influenciar a meta de receita.

2. O que a empresa deseja que você alcance?

Este é um ponto mais sutil. Os advogados têm uma grande compreensão de quais acreditam ser suas responsabilidades, quando se trata de gerenciar riscos e apoiar a empresa em questões jurídicas. Mas é menos comum que as equipes jurídicas realmente façam o óbvio e perguntem diretamente a seus colegas sobre o que desejam. Onde seus colegas comerciais mais valorizam sua contribuição? Quando e como eles gostariam que esse serviço fosse entregue?

O que considerar ao definir KPI’s para atividade jurídica

Uma vez que você tenha uma forte compreensão do que vai influenciar os KPIs do seu departamento ou escritório jurídico, é vital que você crie KPIs que sejam atingíveis, mensuráveis e relacionados aos resultados desejados. Isso é melhor alcançado considerando as seguintes perguntas:

Este KPI está diretamente relacionado ao objetivo que você está tentando alcançar?
Quais dados são necessários para medir o progresso em relação a este KPI?
Quem é responsável por monitorar os dados para este KPI?
Quem tem acesso aos dados para este KPI?
Existe uma única fonte de onde os dados podem ser acessados com precisão?
Com que frequência os dados serão rastreados e atualizados?
A medição desse KPI vale o esforço necessário para rastreá-lo?

Quais KPIs comuns à atividade jurídica você deve monitorar?

Tendo feito todo esse trabalho de base importante, agora você está pronto para começar a rastrear e trabalhar com números, a fim de relatar os KPIs para a empresa.

Na atividade jurídica algumas métricas tendem a surgir repetidamente. É importante deixar claro que nem sempre essas são as métricas mais precisas para sua empresa em particular, mas são definitivamente comuns à maioria das equipes jurídicas em empresas de alto crescimento.

1. Trabalho recebido

Isso deve ser classificado por data/hora e tipo de projeto. Isso dá à equipe jurídica e ao setor financeiro uma visão clara do que está realmente em seu pipeline.

O acompanhamento desse KPI incentiva um gerenciamento de trabalho mais eficiente e garante que cada projeto tenha recursos e preparação adequados.

Se você possui um software de automação de documentos e contratos que permite que suas equipes comerciais se auto-atendam em contratos, isso também significa que você pode delegar o trabalho de acordo com seu valor, permitindo que o jurídico retorne ao trabalho de maior valor.

2. Tempo e custo por temática

Esses podem ser cálculos aproximados em vez de incrementos minuto a minuto, mas esse tipo de dados destaca os gargalos e pode ajudar a justificar recursos adicionais quando necessário. Também pode funcionar como uma indicação dos recursos necessários para futuros temas de natureza e tamanho semelhantes.

3. Gastos externos / Gastos internos

Reduzir os gastos externos da atividade jurídica geralmente é um objetivo para praticamente qualquer advogado, sendo fácil de acompanhar em um painel. Você pode dar um passo adiante e categorizar os gastos de acordo com o risco e a complexidade associados ao projeto.

Esse KPI é popular para comparação com os gastos internos no departamento jurídico, pois dá uma imagem mais clara de qual porcentagem de trabalho e gastos é realizada interna e externamente.

4. Tempo de revisão do contrato

Muitas vezes, a movimentação desse número é o principal motivador para equipes jurídicas investirem em softwares de automação de contratos. Isso ocorre porque ajuda a provar legalmente que eles não estão bloqueando contratos e impulsiona um fluxo de trabalho mais eficiente e transparente.

5. Valor médio do contrato

Embora o acompanhamento desses números dependa principalmente das receitas, é sempre útil que os departamentos jurídicos saibam o nível em que sua atividade afeta.

Manter um olhar atento sobre esse KPI é uma ótima maneira do jurídico ficar à frente no conhecimento de suas responsabilidades e antecipar quando seu suporte será necessário.

6. Atividades/Contratos por advogado

É uma boa prática que qualquer advogado saiba em quantos projetos ou contratos está trabalhando concomitantemente. Esse KPI jurídica não apenas garante que o trabalho seja distribuído de forma sustentável, mas também fornece maior visibilidade em toda a empresa sobre quem está gerenciando o quê, o que elimina a necessidade de identificar os principais interessados em um contrato.

Chegamos ao fim das nossas dicas de como implementar KPIs em seu escritório ou departamento jurídico e, como percebemos até aqui, os dados são o que norteiam essas métricas. Em vista disso, recomendamos também a leitura do nosso artigo: O que são os metadados do seu contrato? E por que você deveria utilizá-los?

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Uma ferramenta CLM eficaz automatiza e facilita cada etapa do ciclo de vida de um contrato: Elaboração de contratos : utilização de modelos personalizáveis pela equipe operacional através de formulários preestabelecidos fornecidos pelo departamento jurídico; Negociação de contrato : trocas e discussões entre as partes (modificações, acréscimos ou supressões de cláusulas…) sobre os termos do contrato diretamente na ferramenta, em tempo real; Aprovação do contrato : validação dos termos do contrato pelo(s) departamento(s) responsável(eis) pela conformidade legal por meio de um fluxo de trabalho de aprovação; Assinatura do contrato : compromisso das partes em respeitar os termos e condições do contrato por meio de assinatura eletrônica; Arquivamento de contratos : armazenamento centralizado e seguro de contratos assinados para facilitar o acesso e garantir o cumprimento de seus termos, com um período mínimo de retenção de 5 anos para contratos comerciais. Monitoramento de contratos : uma vez que o contrato entra em vigor, as partes garantem o cumprimento das obrigações e prazos (renovações tácitas, pagamentos, serviços, etc.) por meio de lembretes e notificações. Gestão de contratos para o setor jurídico Os departamentos jurídicos estão adotando cada vez mais ferramentas de CLM ( Gestão do Ciclo de Vida de Contratos ) para otimizar seus processos contratuais, economizar tempo, reduzir custos e riscos e se concentrar em tarefas mais estratégicas. Para escolher a solução CLM adequada, é importante: Definir as necessidades do seu negócio : avalie os requisitos específicos da sua organização em termos de gestão de contratos e identifique as funcionalidades essenciais para atender a essas necessidades. Desenvolva uma especificação precisa : redija uma especificação detalhada que servirá de base para avaliar as diferentes soluções de CLM. Compare as diferentes soluções disponíveis no mercado : compare suas funcionalidades, facilidade de uso, integração com sistemas existentes e custo-benefício. Como o CLM otimiza cada etapa do ciclo de vida do seu contrato Contratos pequenos e repetitivos são numerosos e reduzem a disponibilidade de advogados para tarefas que agregam valor, levando a uma ineficiência no processo contratual. A aDoc simplifica a criação de contratos graças a: Geração automatizada de contratos você pode criar uma biblioteca de modelos de contrato e garantir que a equipe operacional tenha acesso à versão mais recente. A equipe operacional preenche um formulário que permite personalizar o contrato; Uma biblioteca de cláusulas personalizadas : você pode criar uma biblioteca de cláusulas "inteligentes". Isso permite que a equipe operacional selecione e adicione facilmente as cláusulas relevantes. Negociando contratos com o CLM aDoc As negociações contratuais com múltiplas partes podem ser demoradas e envolver muitas trocas de mensagens, frequentemente por e-mail, para se chegar a um acordo. A aDoc permite que as partes interessadas internas e externas colaborem simultaneamente e em tempo real em um contrato , rastreando alterações, adicionando comentários e atribuindo tarefas, o que facilita a resolução de divergências. O sistema de controle de versão também ajuda a prevenir erros e mal-entendidos. Os tempos de negociação e aprovação são reduzidos, a comunicação é simplificada, garantindo maior satisfação para todas as partes. Aprovação de contratos com a aDoc Muitas vezes, a falta de compreensão das implicações legais de um contrato ou cláusula por parte da equipe operacional leva a situações difíceis. Ao envolver o departamento jurídico logo que necessário, esses problemas podem ser significativamente reduzidos. Com a aDoc, você pode personalizar as aprovações necessárias por meio de um fluxo de trabalho para atender aos requisitos das políticas e procedimentos internos da sua empresa. Lembretes e notificações são enviados às pessoas apropriadas quando as aprovações são necessárias, garantindo que os contratos sejam aprovados em tempo hábil. Assinatura eletrônica de contrato com a aDoc Muitos contratos assinados nunca são encaminhados à equipe jurídica. A aDoc oferece um processo de assinatura eletrônica nativo e seguro que salva automaticamente os contratos após a assinatura. Você também pode criar fluxos de trabalho para definir a ordem dos signatários. As assinaturas eletrônicas garantem melhor rastreabilidade e maior segurança para os contratos assinados. Monitoramento de contratos com a aDoc A entrada manual de informações no Excel pode levar a erros e atualizações irregulares. A aDoc automatiza o acompanhamento de contratos, gerando um resumo atualizado em tempo real para cada contrato. Informações importantes, como datas de vencimento, são facilmente acessíveis. Alertas e notificações automatizados garantem o cumprimento de prazos e obrigações contratuais. Você também pode analisar riscos e KPIs usando os recursos de geração de relatórios. Arquivamento de contratos com a aDoc Versões múltiplas, contratos perdidos ou armazenados incorretamente e versões assinadas não transmitidas representam riscos financeiros e jurídicos significativos. A aDoc permite gerenciar todos os contratos de forma centralizada, arquivando automaticamente os contratos assinados em um espaço seguro. Você também pode criar categorias para organizar seus contratos automaticamente (por exemplo, contratos de parceria). Além disso, é possível conceder acesso a uma ou mais categorias de contratos para indivíduos ou equipes específicas. A busca e a organização de contratos tornam-se mais fáceis, evitando a perda de contratos assinados e garantindo o cumprimento da obrigação legal de guardar contratos comerciais por um período de 5 anos. Além disso, é possível exportar os dados em caso de auditoria por parte de alguma autoridade. Conclusão Em resumo, a adoção de uma ferramenta adequada de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) melhora a eficiência, a colaboração e a gestão de riscos em departamentos jurídicos e empresas. Uma vez implementada a solução adequada, e além da otimização dos processos contratuais, a empresa como um todo poderá concentrar seus esforços no crescimento dos negócios e na inovação em sua área de atuação. Um custo, ou melhor, um investimento, que certamente valerá a pena! Agende uma demonstração gratuita.