Os 9 estágios da gestão de contratos: da solicitação ao encerramento

Contratos exigem processo, governança e visibilidade do ciclo contratual. Conheça os estágios do início ao fim e veja como automação e CLM reduzem riscos, retrabalho e atrasos.

Gestão de Contratos: controle do início ao fim

Gestão de contratos é o conjunto de processos, papéis, padrões e controles que garantem qualidade, velocidade e conformidade em todo o ciclo contratual do pedido inicial à execução e ao encerramento.

Na prática, ela define como a organização solicita um contrato, como redige, revisa, aprova, negocia, assina, armazena e, principalmente, como monitora obrigações, prazos e desempenho ao longo do tempo. Em suma, gestão de contratos é a coordenação entre pessoas, processos e dados contratuais para reduzir incerteza. Ela conecta jurídico, vendas, compras, financeiro, RH e operações dentro de um fluxo comum. Quando funciona, reduz retrabalho e risco, acelera decisões e melhora previsibilidade de receita e custos.

Por que tratar contratos como processo

Quando contratos são tratados como processo, a empresa deixa de depender apenas do esforço da equipe e o ganho aparece em três dimensões fundamentais:

Padronização reduz variação e erro. Templates e playbooks garantem que cláusulas críticas sigam padrões testados, enquanto campos variáveis atendem necessidades específicas sem comprometer segurança jurídica.

Rastreabilidade protege decisões e acelera auditorias. Cada mudança, aprovação ou concessão fica registrada com data, responsável e justificativa, criando um histórico que funciona como defesa em disputas e como base para melhoria contínua.

Visibilidade transforma prazos e obrigações em rotina monitorável. Alertas automáticos antecipam vencimentos, reajustes e renovações, evitando perdas por esquecimento e permitindo decisões estratégicas no momento certo.

O resultado operacional

• Menos ciclos de revisão e menos idas e vindas entre áreas;
• Aprovação com alçadas claras e trilha auditável;
• Negociação com controle de versão, histórico e justificativas documentadas;
• Execução com alertas de prazo, obrigações e reajustes programados;
• Portfólio contratual pesquisável, com metadados consistentes e análise de tendências.

Os 9 estágios da gestão de contratos

Este modelo cobre o ciclo completo, do pedido inicial ao encerramento informado. Cada estágio tem objetivo específico, entregáveis esperados e controles que garantem qualidade.

Estágio 1: solicitação contratual

Objetivo: iniciar o ciclo com informações completas e classificação adequada.

IO documento nasce incompleto e volta várias vezes para coleta de dados. Quanto mais estruturado o pedido inicial, menor o tempo total do ciclo.

Entregáveis típicos:

• Dados das partes, escopo, vigência pretendida, valores, anexos e requisitos específicos;
• Classificação do tipo de contrato e nível de risco inicial;
• Responsável interno pelo contrato, que será o owner durante a execução.

Controles recomendados:

• Checklist mínimo por tipo contratual, impossibilitando envio sem dados obrigatórios;
• Critérios claros para priorização e SLA interno para início da redação.

Estágio 2: criação e modelagem do documento

Objetivo: redigir contratos com base em modelos e playbooks testados.

O ganho principal é consistência e velocidade, sem abrir mão de qualidade jurídica. Templates bem estruturados reduzem drasticamente o tempo de redação e minimizam cláusulas fora de padrão que criam risco desnecessário.

Entregáveis típicos:

• Minuta inicial padronizada, com campos variáveis estruturados (partes, valores, prazos);
• Anexos e documentos de suporte, como SLA, escopo técnico e política de privacidade.

Controles recomendados:

• Biblioteca de templates versionada, com histórico de alterações e aprovações;
• Cláusulas obrigatórias por categoria e por nível de risco, bloqueando remoção acidental.

Estágio 3: revisão jurídica e adequação de risco

Objetivo: verificar riscos legais, coerência de obrigações e conformidade com políticas internas.

A revisão jurídica não deveria ser apenas textual. Ela precisa ser decisória, tornando explícito o risco que está sendo aceito e reduzindo zonas cinzentas que geram disputas futuras.

Entregáveis típicos:

• Ajustes de cláusulas críticas: responsabilidade, indenização, confidencialidade, rescisão e penalidades;
• Registro formal de exceções ao padrão, quando houver, com justificativa documentada.

Controles recomendados:

• Playbook de negociação com posições aceitáveis, limites de concessão e alternativas;
• Matriz simples de risco contratual, com critérios objetivos para escalonamento.

Estágio 4: aprovações internas e workflow de alçadas

Objetivo: garantir decisão rápida e auditável, sem gargalos invisíveis.

Aqui mora parte relevante do atraso em empresas que operam por e-mail. Aprovação precisa de ordem, regras e prazos. Sem isso, o contrato vira fila invisível e o negócio desacelera.

Entregáveis típicos:

• Aprovações por área conforme valor, risco e impacto operacional;
• Evidência de decisão, com data, responsável e justificativa quando houver desvio.

Controles recomendados:

• Alçadas formais por categoria e por faixa de valor, publicadas e acessíveis;
• Trilha auditável e SLA de aprovação, com lembretes automáticos e escalonamento.

Estágio 5: negociação com a contraparte

Objetivo: rastrear mudanças, preservar histórico e evitar concessões não documentadas.

Negociação é onde surgem versões paralelas, concessões não registradas e cláusulas conflitantes. O desafio é garantir que toda mudança seja rastreável, que a contraparte visualize claramente o que foi alterado e que a empresa preserve histórico completo.

Entregáveis típicos:

• Versões controladas do documento, com histórico de alterações destacadas;
• Registro de concessões e racional de decisão, especialmente quando fogem do playbook.

Controles recomendados:

• Controle de versão centralizado, impedindo edições paralelas descontroladas;
• Mecanismo de comentários e revisão estruturada, com responsabilidades claras;
• Gatilhos de escalonamento quando a negociação foge do playbook estabelecido.

Estágio 6: assinatura e formalização

Objetivo: formalizar o acordo com segurança, prova e rastreabilidade.

Quando assinatura é tratada como etapa isolada, a empresa frequentemente perde rastreabilidade. O ponto é gerar evidência consistente, reduzir fricção e garantir que a versão assinada é exatamente aquela aprovada.

Entregáveis típicos:

• Contrato assinado, com evidências digitais, logs e certificados quando aplicável;
• Identificação do signatário e verificação de poderes de representação.

Controles recomendados:

• Requisitos mínimos de autenticidade e integridade (assinatura digital, timestamps);
• Conferência final de versão e anexos antes de assinar, evitando surpresas posteriores.

Estágio 7: armazenamento central e cadastro contratual

Objetivo: tornar o contrato pesquisável e governável durante toda sua vigência.

A assinatura não encerra o trabalho. Ela abre a fase mais longa. Neste estágio, o contrato entra no repositório central e recebe metadados estruturados. Sem metadados, repositório vira arquivo morto inacessível.

Entregáveis típicos:

• Contrato arquivado em repositório único e seguro;
• Cadastro completo: vigência, reajuste, renovação, owner, centro de custo, obrigações-chave.

Controles recomendados:

• Padrão mínimo obrigatório de metadados por tipo contratual;
• Política de classificação, permissões de acesso e retenção conforme requisitos legais.

Estágio 8: gestão de obrigações, prazos e execução

Objetivo: monitorar entregas, obrigações e eventos ao longo da vigência.

Este é o estágio que separa maturidade de improviso. O contrato em vigor exige acompanhamento ativo, pois é nele que estão as obrigações, entregas, reajustes, multas e condições de rescisão. É também onde se perde dinheiro quando nada é monitorado.

Entregáveis típicos:

• Calendário de eventos contratuais, com alertas configurados por criticidade;
• Registro de entregas, aceite, pagamentos e ocorrências relevantes;
• Gestão de aditivos e mudanças de escopo, com controle de versão.

Controles recomendados:

• Alertas de renovação e vencimento com antecedência adequada (30, 60, 90 dias);
• Rotina de revisão periódica para contratos críticos ou de alto valor;
• Registro de não conformidades e plano de correção, com responsáveis e prazos.

Estágio 9: otimização, renovação e encerramento

Objetivo: fechar com aprendizado e decidir renovação com base em dados.

O contrato precisa encerrar com aprendizado, não com esquecimento. Encerramento correto reduz risco residual e melhora a próxima negociação. Renovação deveria ser decisão informada baseada em desempenho, não automatismo operacional.

Entregáveis típicos:

• Checklist de encerramento e evidências finais de quitação;
• Avaliação de desempenho do fornecedor, custo-benefício, risco e qualidade do relacionamento;
• Atualização de templates e playbooks com lições aprendidas.

Controles recomendados:

• Critérios objetivos de renovação baseados em desempenho, risco e condições de mercado;
• Base histórica estruturada para reduzir concessões repetidas e evitar erros recorrentes.

Conclusão

Gestão de contratos é disciplina de execução que sustenta governança e eficiência operacional. Quando estruturada em estágios claros, com controles e responsabilidades definidas, ela reduz incerteza, acelera negócios e transforma contratos em ativos estratégicos.

Quando apoiada por CLM e automação, ela deixa de depender de memória individual e e-mail para se tornar um processo mensurável, escalável e resiliente. A empresa ganha previsibilidade, reduz risco e melhora a capacidade de negociar com consistência e inteligência, do primeiro rascunho até o fim da vigência.