Entre a criação de documentos e contratos, inserção de dados e informações detalhadas, realmente não há tempo para ficar perdendo com isso, uma vez que são atividades recorrentes e automatizáveis. No entanto, você sem dúvida já se viu desperdiçando minutos preciosos, se não horas, "enfrentando" um arquivo do Excel para encontrar a fonte de um erro.
Também deve levar horas preenchendo manualmente os contratos do cliente e indo e voltando com o departamento administrativo para lidar com simples documentos, reunindo informações para, então, criar seus contratos.
Além disso, é necessário acompanhar os documentos, certificar-se de que todos os interessados assinaram, conferiram, validaram, imprimiram, digitalizaram, enviaram, depois aguardar as diversas devoluções em um fluxo quase sem fim.
Resumindo, submeter um documento físico a este fluxo de trabalho gera desperdícios preciosos de tempo de sua equipe.
E se você pudesse automatizar os processos envolvidos desde a elaboração até o fechamento dos seus contratos?
Você não somente pode, como deve! O software de automação de documentos permite transformar esse processo manual, ao mesmo tempo em que abre as portas para automatizar seus processos administrativos e de negócios.
O software está se tornando cada vez mais necessário para escritórios de advocacia. Ao fazer o uso dessas ferramentas, elas economizam tempo ao criar de maneira automatizada os principais documentos comumente utilizados em seu escritório jurídico ou empresa.
As ferramentas de automação de documentos jurídicos mudam tudo isso ao introduzir uma maneira mais eficiente de redigir novos documentos.
Vamos fazer um pequeno exercício de comparação
Criar o seu contrato no Microsoft Word (ou qualquer outra ferramenta de criação e edição de texto), lançar mão de malabarismos para encontrar um modelo de documento no seu PC e introduzir manualmente? Para escrever uma nova versão de um documento padrão, é natural que você inicie com um documento existente – um documento semelhante ao que deseja criar. Em seguida, usando “localizar e substituir” em seu programa de processamento de texto, você altera todas as instâncias de texto que deseja alterar, por exemplo, nomes e outros detalhes.
Esse processo não é apenas demorado, mas também cria várias oportunidades para ocorrência de erros, o que pode gerar significativas dores de cabeça e perdas financeiras.
Ou, você pode:
Utilizar software de automação de documentos e criar modelos de seus documentos usados com frequência, como formulários de registro, contratos, petições e muito mais. Depois de criar os modelos, seu software fará o resto, por exemplo, preenchendo automaticamente novos documentos. Esses dados podem ser obtidos de outros sistemas ou você pode inserir as informações por meio de questionários guiados ou definidos como padrão, como por exemplo a solução da Avvoka.
A automação também acelera a fase de aprovação, facilitando a criação e a edição de contratos, reduzindo de forma significativa o tempo que você ou sua equipe gastam escrevendo documentos. De fato, alguns advogados relatam que aproveitar a automação para gerar documentos pode economizar até 82% do tempo. Isso permite que os advogados altamente qualificados (e bem pagos) trabalhem em questões jurídicas mais complexas – e valiosas.
Por fim, evita erros. É impossível evitar erros ao escrever documentos manualmente. De acordo com um estudo da Thomson Reuters,
90% dos advogados relataram uma redução nos erros de citação e cópia ao usar software de documentos jurídicos.
Não perder tempo com tarefas lentas e de baixo valor agregado, assim como, ao mesmo tempo, evitar erros, é a promessa que envolve a automação de documentos e contratos para o setor jurídico.
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