Hoje vivemos em uma economia baseada na informação, a maneira como as empresas gerenciam as informações torna-se um fator muito importante para seu sucesso geral no mercado.
A informação permite escolher, tomar decisões e agir. O seu valor está, portanto, ligado à sua utilização no contexto da tomada de decisão. Neste sentido, a proteção adequada das informações é um ponto muito importante para o sucesso de uma empresa.
Mas onde estão as informações de uma empresa? Elas estão em um dos ativos mais importantes de uma organização de sucesso: os documentos. Isso significa que os documentos, principalmente acordos e contratos, são ativos valiosos para os negócios.
Além disso, embora essa possa não ser a primeira coisa que vem à mente quando a maioria das pessoas pensa em documentos, esses dispositivos são uma extensão da marca da empresa, visto que a forma como uma empresa lida com as informações em seus documentos pode mostrar muito sobre a forma como se relaciona e se comunica.
Oportunamente, a informação contida em um documento é um elemento de conhecimento que pode ser coletado, processado, armazenado e comunicado dentro da organização e com seus Stakeholders.
Para entender sobre o valor que estamos falando aqui, pense nas seguintes características de um documento:
- sua forma;
- modo de apresentação;
- conteúdo;
- custos.
Sob a perspectiva destes 4 pontos listados acima, podemos observar que os documentos são elementos essenciais em uma organização. Na verdade, como mencionamos no início deste artigo, as informações contidas em um documento representam uma ferramenta de tomada de decisão.
Neste sentido, todas as ações no gerenciamento de seus documentos devem estar baseadas na compreensão do valor que as informações trazem para sua organização.
A seguir, é possível entender melhor o valor intrínseco de seus documentos por meio de uma breve descrição da finalidade de uma proposta de vendas e um contrato. Acompanhe!
A oportunidade e o valor intrínseco de cada documento
De modo geral, podemos afirmar que cada documento valida a posição atual da empresa e orienta o futuro para novos negócios e oportunidade.
Como? Vamos começar por uma proposta de vendas. Esse documento pode ser o responsável por um resultado de centenas ou milhões de reais, dependendo do mercado e da transação. Por outro lado, essa mesma proposta de vendas tem valor além de seu resultado financeiro; visto que pode criar ou melhorar o relacionamento com os clientes. Isto é, o valor real de um documento está muito além do valor aparente que gera.
Um contrato, por exemplo, é um registro de compromissos para ambas as partes, visto que duas ou mais partes interessadas concordam em trabalhar juntas e estabelecer uma conexão. A maioria dos acordos também previnem conflitos e mitigam riscos, visto que um contrato geralmente passa por um processo de negociação que garante que ambos os lados obtenham o melhor negócio possível.
Neste contexto, podemos concluir que os documentos têm valor comercial contínuo, à medida que realizam funções de negócio ou fornecem as evidências para uma negociação, assim como contém as informações necessárias para o gerenciamento de uma relação comercial.
Da mesma forma, essas informações têm valor de reutilização, visto que podem ser aproveitadas para gerar insights de valor e dados importantes para uma negociação futura.
Então... qual o valor dos seus documentos?
Como vimos até aqui, a informação é um recurso que deve ser gerenciado, assim como os recursos humanos, materiais ou financeiros em uma empresa.
A informação contida em seus documentos pode ter três funções principais nos seus negócios:
- uma ferramenta de apoio à decisão;
- uma ferramenta de comunicação interna e externa;
- uma ferramenta de trabalho coletivo.
A eficiência de seus documentos os torna ainda mais valiosos. Vale destacar aqui que essa gestão diz respeito à criação, uso, armazenamento e segurança dessa informação e também trata da organização e monitoramento.
Em suma, perceber o real valor de seus documentos permite melhorar a utilização da informação no seu negócio, de forma a posicionar-se favoravelmente perante a concorrência, seus fornecedores e os seus clientes.
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