O que é padronização de documentos e seus benefícios?

aDoc • 31 de março de 2022

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Com processos manuais, o mais comum é que você e sua equipe elaborem vários estilos de documentos confundindo fornecedores e clientes. A automação de documentos pode fornecer modelos e estruturas padronizados para documentos sem a necessidade de mais layouts e formatação. Veja aqui os benefícios da padronização de documentos e como a aDoc pode ajudar.

O que é padronização?

Na prática, a padronização diz respeito à ferramentas que permitem o uso mais eficiente dos recursos (humanos e máquinas), mantendo o ritmo de produção necessário. A ideia principal por trás da padronização é que sua empresa deve ter um certo nível de comportamento uniforme quando as tarefas são atribuídas. Em se tratando de documentos, a padronização está relacionada desde o fornecimento de informações confiáveis ​​até métodos estruturados.

Num ambiente empresarial marcado pela mudança e complexidade, as organizações produzem, no exercício das suas atividades diárias, uma grande variedade de documentos. Em um alto nível, a automação de documentos servirá exatamente para padronizar documentos usados ​​com frequência e, em seguida, configurá-los para que possam ser gerados automaticamente sempre que necessário.

A relação entre padronização e automação

O padrão envolve uma maneira definida e padronizada de executar um processo, incluindo manutenção de trabalho, fabricação\produção e envio. Ao realizar a padronização, seu fluxo de trabalho fica definido, eliminando o desperdício de tempo em atividades irrelevantes. A automação, por sua vez, garante que os procedimentos padrão sejam iniciados ao longo do tempo, à medida que as demandas do cliente continuam chegando. Ou seja, toda vez que sua empresa tem uma ordem de serviço ou tarefa, você não precisa voltar para redesenhar um processo padrão. Os padrões já estabelecidos podem ser implantados para resolver e lidar com tarefas semelhantes.

Agora que já sabemos o que é padronização e qual a sua relação com a automação, veja quais os benefícios de automatizar seus documentos. Boa Leitura!

1. A padronização permite aumento de qualidade e produtividade

O cumprimento das regras impostas pelas normas postas em prática pela empresa garante que, uma vez criado um método melhor, toda a empresa o utilizará até à próxima inovação. Isso permite não apenas um aumento na qualidade, mas também um aumento na produtividade, pois o fator de produção da mão de obra será muito melhor aproveitado ao longo do tempo.


2. Reduz o tempo de resposta em falhas e emergências

Quando você tem diretrizes padrão e documentadas, é mais fácil se concentrar diretamente na recuperação do sistema com eficiência. Você não precisa procurar locais do sistema, endereços IP ou instruções . Assim, reduz significativamente o tempo de resposta durante falhas e emergências.

3. A padronização promove economias de escala

Se a padronização possibilita o aumento da produção por unidade de tempo gasto para produzir, isso significa que tal estratégia de padronização favorece a criação de economias de escala. Este método permite, portanto, que as empresas produzam continuamente mais sem elevar em demasia os seus custos de produção, ou até mesmo que se tornem menores devido a um ritmo de entrega ao cliente cada vez maior.

4. Menos erros

A documentação e a padronização não apenas reduzem o tempo que leva, mas também diminuem as chances de erros que podem ocorrer durante a elaboração de qualquer tipo de documento. Além disso, é preciso observar que processos deixados a conduzir à critério individual dos colaboradores, aumentam as chances de erros, nitidamente observável na elaboração e fluxo de documentos nas organizações.

5. Garante a consistência do documento

O trabalho manual por trás da criação de documentos envolve a busca em vários registros e resulta na criação de uma espécie de “colagem” de várias fontes, como e-mail, versões obsoletas de documentos e diferentes plataformas. Isto é obrigado a resultar em documentos não padronizados. A automação deixa tudo isso para trás, pois você pode ter os documentos mais atualizados e com a sua identidade de marca em toda a empresa.


Como a automação de documentos pode ajudar?

As ferramentas de automação de documentos jurídicos podem introduzir uma maneira mais eficiente de redigir novos documentos. Usando o nosso software de automação de documentos, as empresas criam modelos de seus documentos usados ​​com frequência, como formulários de registro, contratos de retenção, petições e muito mais.

Depois de criar os modelos, seu software fará o resto preenchendo automaticamente novos documentos. Dependendo do software, esses dados podem ser obtidos de outros sistemas ou você pode inserir os dados por meio de um questionário guiado. Com a eliminação das complexidades, você descobrirá que sua equipe terá mais tempo para se concentrar em atividades produtivas.

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