Quer você já tenha descoberto o valor agregado da automação de documentos ou esteja no processo de descobri-lo, aqui estão algumas estatísticas muito úteis que lhe darão uma compreensão rápida dos benefícios a serem obtidos.
O que é automação?
A automação significa reduzir especialmente as tarefas manuais nas quais você provavelmente não gostaria de gastar a maior parte do seu tempo e produtividade. Essas funções variam desde a simplificação automática da entrada de dados até a redução das etapas necessárias para realizar uma ação.
Nesse sentido, a automação de documentos pode garantir um fluxo perfeito.
Por isso, vamos apresentar aqui algumas estatísticas que mostram por que é tão fácil amar as ferramentas de automação e seus resultados. Vamos lá?
1. A automação de documentos é apenas uma tendência instantânea?
Não. Empresas em todo o mundo dão as boas-vindas à transformação digital que permite a redução do uso de papel e automatizar as atividades relacionadas a documentos.
E a automação de documentos é uma etapa importante na transformação digital os primeiros setores a adotar essa tecnologia - áreas de finanças, RH, TI - percebem cada vez mais os benefícios de maior produtividade e redução nos custos operacionais.
De fato, se você pode economizar de 4 a 5 horas de trabalho para a sua equipe por semana, por que a automação de documentos seria apenas mais uma tendência?
Além disso, 77% dos gerentes de uma empresa desejam acessar arquivos remotamente. Vale destacar que atualmente, os profissionais precisam acessar informações 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer local.
2. Quem está mais interessado na automação de documentos?
Sabemos que a automação inteligente de documentos remove processos demorados e sujeitos a erros, poupando as organizações de incontáveis horas de trabalho repetitivo. Neste sentido, profissionais dos maiores setores têm se beneficiado desta tecnologia.
As equipes de vendas, por exemplo, ao usar a automação podem economizar de uma 1-3 horas por negociação, aumentar o número de propostas e direcionando mais tempo para vender.
Finanças e jurídico se beneficiam da geração automatizada de documentos, análise de conteúdo e focam na qualidade e satisfação de atendimento ao cliente.
Contratações mais rápida, integração de dados e mais produtividade são algumas das experiências positivas das equipes de Recursos Humanos quando utilizam um sistema inteligente de automação de documentos.
3. A automação de documentos pode ajudar as empresas reduzir custos?
Fluxos de trabalho automatizados otimizam os processos de negócios em contabilidade, vendas, atendimento ao cliente, RH e outros departamentos, visto que elimina - ou pelo menos minimiza - a necessidade de processos e sistemas manuais. Como resultado, reduz a necessidade de contratação de novas equipes, além de manter os colaboradores mais satisfeitos ao trabalharem com ferramentas adequadas - o que pode gerar uma grande redução de custos em longo prazo.
Além disso, os processos de documentação de negócios físicos vêm com uma grande quantidade de papelada que exige um espaço de armazenamento físico. Para organizações como escritórios de advocacia que exigem toneladas de papelada, ao incorporar um sistema de automação de documentos, limita-se a necessidade de armazenamento físico, reduz os custos operacionais, assim como equipamentos e suprimentos.
Que tal ver isso em números?
1. As estatísticas apontam que com a automação de documentos, é possível experimentar fluxos de trabalho de contrato 80% mais rápidos e economizar e reduzir em até 40% o orçamento jurídico.
2. Para além disso, um relatório da McKinsey, aponta que 59% das empresas que deixaram de usar o papel alcançaram o ROI total em menos de 12 meses e 84% obtiveram retorno em menos de 18 meses.
3. Uma pesquisa da Oracle por exemplo, sugere que as organizações perdem 20-30% da receita todos os anos devido a processos ineficientes, o que torna cada vez mais importante que os fluxos de documentos - da sua criação às assinaturas - seja o mais otimizado possível.
4. Quais os principais motivos para automatizar documentos?
1. Estudos apontam que profissionais gastam 50% do tempo procurando informações manualmente (e em média 18 minutos para localizar cada documento). Com a automação, esse trabalho administrativo é reduzido significativamente, pois permite que as equipes agilizem automaticamente os dados entre o software de automação de documentos e o CRM, ou ainda programa de contabilidade, por exemplo.
2. De acordo com um relatório da EY, uma organização pode economizar entre 5 a 15% dos gastos ao automatizar contratos gerando documentos mais rápidos, eliminando erros e aumentando a precisão e conformidade com a entrada de dados de forma mais inteligente e integrada. Como há menos entrada manual de dados e informações, há menos espaço para erro humano - tanto na criação quanto no preenchimento do documento. Sem contar, que plataformas de automação como a Avvoka fornecem um assistente de biblioteca de cláusulas para digitalizar rapidamente os documentos.
3. Segundo a IACCM, os desafios relacionados à criação e manuseio de documentos são responsáveis por 21,3por cento de perda de produtividade
E na sua empresa quanto tempo sua equipe gasta procurando informações? Gostou das nossas estatísticas? Talvez elas inspirem você tanto nós a começar sua jornada em direção à transformação digital.
