“Contar com métricas financeiras como a única justificativa para a automação é míope e autodestrutivo”. Explicando, muito tem sido abordado o retorno sobre o investimento financeiro dedicado à projetos de automação de documentos, incluindo muitos cálculos para medir isso, entretanto a narrativa não está faltando com o verdadeiro valor da automação?
Neste artigo, explicaremos por que ao focar em métricas puramente financeiras corre-se o risco de ignorar o fato de que a inovação nos permite praticar melhor a legislação vigente e com mais eficiência.
Mas - os benefícios financeiros são importantes e demonstráveis!
Os benefícios financeiros são um elemento importante dos critérios de sucesso - os responsáveis por manejar o orçamento exigirão algum tipo de métrica financeira para justificar seus gastos. Isso é relativamente fácil para uma organização comercial, onde a economia de tempo no custo de produção de documentos significa que os ciclos de vendas podem ser reduzidos e os departamentos jurídicos ocupados podem oferecer autoatendimento à empresa.
Para os escritórios de advocacia, entretanto, reduzir o custo de produção nem sempre é uma meta tão direta, já que o faturamento por hora ainda está no centro da operação da maioria dos escritórios de advocacia tradicionais e, portanto, a economia de custos não se traduz necessariamente em ganhos financeiros. Ness sentido, a menos que um modelo de faturamento alternativo seja usado para transações, ou existam obstáculos significativos que afetam as taxas de recuperação, uma justificativa puramente financeira para automação pode ser complicada.
Quão precisamente demonstráveis são os elementos financeiros?
Embora seja complicado, a eficiência no uso do tempo é um bom lugar para começar, e tudo começa com economia de tempo.
O cálculo básico é centrado no tempo economizado na geração de um contrato automatizado versus uma versão manual do mesmo contrato, multiplicado pelo número de contratos criados em um mês ou ano:
(Tempo para rascunho manual - tempo para rascunho automatizado) x n° de contratos por mês
Alguns cálculos vão além e levam em consideração o investimento necessário para automatizar:
(Tempo para rascunho manual - tempo para rascunho automatizado) x n° de contratos por ano - tempo gasto na automação
Em seguida, inclua fatores adicionais na tentativa de transformar a economia de tempo em benefícios financeiros:
- Custo do redator (considere que redatores de custo mais baixo podem ser usados após a automação);
- Taxas de licença amortizadas da plataforma de automação (com o bônus do custo da licença distribuída diminuindo com cada template adicional);
- Receita adicional (usando o tempo economizado para aplicar em uma suposta atividade potencial que gerará receita adicional).
No final de tudo, isso se traduz na modelagem de um processo complexo onde os pontos de informação podem e estão mudando constantemente - vários redatores de valores diferentes tocarão um documento, os custos de licença e os números dos modelos mudam, novas oportunidades de receitas também não são consistentes. Portanto, embora a redução do custo de produção seja uma linha clara, a tradução para maior lucratividade não é.
Sempre vale a pena um certo grau de modelagem, contudo, na realidade, a importância disso não é a exatidão, mas sim encontrar uma medida ampla do valor de um projeto que se alinhe aos seus objetivos. Economizar tempo deve ser uma meta do projeto. Entretanto, a empresa que aproveita esse tempo economizado para gerar receita não é uma métrica tão simples de medir.
Quais são os outros benefícios, “mais suaves” e como podemos medi-los?
Além das equações de tempo/custo/receita, no entanto, há uma ampla gama de benefícios para a organização e seus colaboradores provenientes da automação. Esses, embora tradicionalmente considerados benefícios “mais suaves”, são mensuráveis e tangíveis.
👉 Qualidade e consistência:
Em comparação com aqueles documentos produzidos por rascunho manual, um dos benefícios mais atraentes da automação é a melhoria da qualidade e consistência dos documentos criados a partir de conteúdo automatizado. O conteúdo automatizado sempre tem o mesmo ponto de partida básico (não é como na elaboração manual, onde é comum uma elaboração a partir de um contrato semelhante ao anterior considerado melhor na negociação). Isso pode ter um impacto enorme na redução de riscos e garantir que seus documentos tenham uma linguagem correta, completa e atualizada.
✅ Avalie métricas: uma maneira fácil de medir o impacto que isso tem em seus documentos é observar o número de inconsistências encontradas em formulários manuais ao automatizá-los. Ao removê-los no contrato automatizado isso significa que essas inconsistências serão removidas de todos os documentos daqui para frente.
👉 Manutenção de precedentes reduzida:
Todos os precedentes da automação precisarão de alguma forma de manutenção - seja aderindo aos regulamentos mais recentes ou mudanças na lei ou decreto. Para certos tipos de documentos, em que muitas versões podem ser consolidadas, há ganhos a serem obtidos mantendo um conjunto menor de precedentes automatizados. Manter uma variedade de precedentes e pilotos variados pode, na verdade, ser significativamente mais trabalhoso do que manter um modelo combinado.
✅ Avalie métricas: pode ser possível comparar o tempo gasto na manutenção de precedentes (por exemplo, usando dados históricos de seu sistema de registro de horas) em comparação com a manutenção de documentos automatizados.
👉 Maior satisfação no trabalho:
Neste momento, o setor jurídico, junto com muitos outros setores está sendo afetado pela “Grande Resignação” no mercado de trabalho, uma nova tendência mundial que aflorou no último ano com a pandemia do Covid-19.
Poucos são os advogados que escolheram a carreira por causa de um amor profundamente enraizado na preparação dos rascunhos de contratos. Reduzir os elementos mundanos da vida profissional dos advogados, na prática, os torna mais felizes e mais engajados, ajuda a atrair os melhores talentos para a empresa e aumenta a produtividade por meio do tempo gasto em atividades de maior valor.
✅ Avalie métricas: Considere pesquisar com os advogados para produzir métricas quantificáveis antes e depois do projeto. Considere um mix de perguntas gerais - quais são os seus elementos menos/mais favoritos da função? Níveis gerais e mais específicos de satisfação no trabalho - você gasta muito tempo elaborando rascunhos de contratos/documentos? Onde você mais gostaria de ver a tecnologia oferecer benefícios de qualidade para sua a vida?
👉 Retenção / aquisição de clientes:
Os clientes querem cada vez mais dedicação ao tempo de entrega e mais transparência no que está pagando. A automação pode ajudar a fortalecer em ambos os pontos. À medida que a automação se prolifera, está se tornando mais comum para os clientes exigir seu uso no trabalho e mais difícil para as empresas justificar motivos para os clientes pagarem pelo rascunho manual dos documentos. Usar processos de automação e fluxo de trabalho para resolver problemas específicos do cliente também pode ajudar a incorporar um escritório de advocacia às atividades diárias do cliente.
✅ Avalie métricas: mantenha um registro de todas as vezes que os clientes solicitarem informações sobre os recursos de automação durante um processo de pitch. Quando o argumento de venda e a automação estiverem na proposta, pergunte aos clientes sobre o impacto que isso causou. Para o faturamento, verifique se você reduziu os rascunhos usando automação ou se há menos desafios nas revisões de faturamento.
👉 Obtendo demanda de trabalho de novos clientes:
Ouvimos falar de muitas ocasiões em que a automação ajudou a oportunizar diferentes tipos de negociação para a empresa - seja de um cliente que normalmente iria buscar o serviço específico (de valor inferior) em outro lugar ou alguém que deseja incluir documentos padrão auxiliares para a negociação onde não há muita margem para a empresa produzi-los manualmente. Uma vez automatizados, os documentos podem ser cobrados com base em uma taxa fixa, o que significa que, uma vez que o tempo de automação seja quantificado e pago, quaisquer negociações futuras terão um alto retorno sobre o investimento na automação.
✅ Avalie métricas: mantenha um registro de documentos específicos do cliente que são automatizados para transações que normalmente não são feitas para a empresa. Cobrar com base em uma taxa fixa significa que os ganhos financeiros serão facilmente calculáveis. Use os cálculos de economia de tempo para avaliar se novos tipos de trabalho poderiam ser realizados agora, uma vez que anteriormente eram considerados não lucrativos.
Então... no geral como faço para considerar esses pontos?
O casamento desses vários fatores apresentados não é simples, pois abrangem uma variedade de medidas que vão desde o esforço de manutenção até o estado emocional. Alguns optam por não os medir de forma holística. Em vez disso, aceitando o valor geral da automação, eles visam pontos específicos que se alinham à estratégia mais ampla da organização, tais como:
- Foco no funcionário: visar áreas com alta rotatividade ou baixa satisfação, usando a automação para melhorar o modelo operacional geral.
- Foco na expansão: usando automação em uma área transacional para impulsionar a competitividade e capacidade, ou atrair novos clientes.
- Foco no cliente: entrega de automação que dá suporte a um ou mais clientes-chave para melhorar o relacionamento e a retenção por meio da inovação.
Outros procuram construir uma visão justificando os projetos de automação com base em scores compostos, ao invés de basear-se apenas na economia de tempo. Este método atribui valores aos vários componentes baseados sobre o quanto a empresa valoriza os diferentes benefícios da automação.
Conclusão
Em resumo, a automação tem comprovado benefícios para muitas empresas e departamentos jurídicos corporativos, e seu crescimento contínuo e a proliferação de ferramentas de automação no mercado são uma prova disso.
É equivocado, contudo, pensar que os benefícios financeiros são a única razão por trás disso: a automação permite que as organizações entreguem melhor e mais rápido, criando melhorias na qualidade de vida dos advogados e colaboradores que os utilizam. Os benefícios da automação que não são baseados em tempo/custo são igualmente mensuráveis, mas um pouco mais de criatividade, bem como humanidade, é necessária na forma como os medimos.
Fonte: Avvoka
