Conheça os benefícios da automação de documentos para o agronegócio

O digital é o caminho do futuro - algo que é especialmente verdadeiro para todos os setores da economia, inclusive o agronegócios. Confira como este setor tem se mostrado receptivo a novas tecnologias, inclusive em relação à automação de documentos.

Como a tecnologia tem impulsionado o crescimento do agronegócio?

O setor do agronegócio é destaque econômico e social no Brasil, responsável por posicionar o país como um player global na produção de alimentos. No ano de 2021, foi o único setor da economia que não arrefeceu seu crescimento. Pelo contrário, no primeiro trimestre de 2021, os setores da indústria e serviços cresceram aproximadamente 0,5%, enquanto o Agro cresceu 5,7%.
                                                                                                                                                                                           

O setor do agronegócio no Brasil desponta recordes de produção, mesmo durante o período da pandemia, colocando o país não apenas como produtor, mas como um dos maiores exportadores de commodities, como soja, milho, celulose, café, carne bovina e de frango, açúcar e suco de laranja.

 Nos últimos 20 anos, a modernização das práticas agropecuárias e a adoção de tecnologias no campo possibilitou colher mais e tornar os sistemas produtivos melhores no uso da terra e dos recursos. No caso da produção de milho no Brasil, por exemplo, nesse período houve um aumento de 126% na produtividade de grãos, enquanto o incremento em área ocupada pela cultura foi de 34%. E cada vez mais os sistemas de produção agropecuários deverão conferir eficiência e sustentabilidade por conta da escassez de novas áreas agricultáveis bem como aos riscos oriundos das mudanças climáticas. O campo demonstra seu relevante impacto na economia atual e que tende a crescer muito nas próximas décadas em virtude da demanda mundial de alimentos. 

A tecnologia no mundo Agro: da precisão à automação

A tecnologia trouxe mudanças significativas ao setor do Agronegócio. A incorporação tecnológica do Agro no Brasil apresentou um salto significativo com a adoção da agricultura de precisão e pela busca de práticas cada vez mais sustentáveis. A atividade pecuária experimenta também o uso de dispositivos e processos tecnológicos que melhoram o monitoramento, o bem-estar e o desempenho dos animais. Essas tecnologias embarcadas no maquinário agrícola ou no monitoramento remoto trouxeram precisão nas operações e no manejo à campo.

Entretanto, mais recentemente, houve uma nova escalada tecnológica nos modelos de produção com a incorporação da agricultura digital. Assim, o campo ascendeu à era das máquinas e veículos autônomos, drones e robôs com sensores, marcada pela automação, conectividade e geração de dados sobre a atividade agrícola e pecuária, permitindo maior eficiência, redução de custo e assertividade do negócio dentro da porteira.

Como aplicar a automação de documentos no agronegócio? 

Se na produção de alimentos à campo, a adoção da tecnologia tem se tornado imprescindível para produzir mais e melhor, por outro lado a administração do negócio, a relação com os fornecedores e cooperativas visando efetivar aquisição de insumos e comercialização da produção implica em uma quantidade vultosa de documentos e esforços para o seu gerenciamento. 

A pouco tempo atrás, todos os registros de campo ou da comercialização da produção eram feitos de forma rudimentar, manual, onde o controle das atividades também dependia de pranchetas com registros de estoques, cadernos de campo, incorporados ou não com o uso de aplicativos simples de planilhas eletrônicas. Organizar e criar novos documentos em conformidade demanda um tempo precioso na gestão de qualquer negócio, especialmente no agronegócio, no qual o ritmo dos esforços para a produzir, diferentemente das indústrias, depende de uma complexidade de fatores, dos quais muitos não se podem controlar.

Com a modernização das ferramentas tecnológicas para administração, tornou-se possível agilizar processos e a atividade econômica com base na automação de documentos. Quanto menos tempo uma tarefa demora para ser concluída, maior é o tempo que pode ser usado para outras atividades. E, é sempre importante lembrar: tempo é dinheiro, em qualquer negócio.

O trabalho no escritório não é um dos passatempos favoritos da ampla maioria dos produtores rurais. A criação e o processamento de documentos, relatórios, recibos e, em seguida, o arquivamento adequado para, então, armazená-los com segurança, por vezes além dos prazos legalmente prescritos, requer um sistema de automação de documentos bem estruturado. 

Sem um sistema de automação, consequências desagradáveis ​​podem ser inevitáveis:

• Durante uma auditoria fiscal, os documentos podem não ser encontrados;
• Falta de conformidade nos pedidos de insumos e nos relatórios enviados às cooperativas e/ou investidores da atividade;
• Datas e prazos de contratos são perdidos ou apresentar inconformidades na elaboração dos documentos;
• O planejamento básico e as tarefas organizacionais da fazenda são malfeitas, tarde demais ou nem chegam a ser executadas.
  
  

Principais benefícios da automação para o agronegócio

Soluções para a automação de documentos no agronegócio vão desde a eliminação e a necessidade de arquivamento e armazenamento físico de documentos até a localização rápida e fácil de contratos, pedidos de compras, faturas, etc.

1. Conformidade e agilidade na criação de documentos

A automação ajuda os usuários a criar documentos com mais rapidez e garante que eles sejam criados sempre com perfeição. Simplifica o processo manual de criação do primeiro rascunho de um documento. Você só tem a tarefa fácil de responder a um questionário, e isso puxa dados para personalizar seu documento conforme desejado.

A Avvoka, por exemplo, é uma plataforma verdadeiramente sem código, ao contrário de outras ferramentas legadas. Com a Avvoka, a automação é visual, intuitiva e os usuários não precisam conhecer nenhuma linguagem de codificação ou marcação para criar seus documentos e garantir uma redação rápida e precisa.

2. Economia de tempo

Em vez de criar vários documentos individualmente, você pode concluí-los todos ao mesmo tempo. É possível redigitar os mesmos dados para vários documentos. Para isso, o usuário responde apenas a uma pergunta multifuncional para documentos relacionados. Da mesma forma, é possível armazenar documentos juntos. Na plataforma da Avvoka, por exemplo, os documentos são vinculados para que você possa sempre encontrar documentos relacionados entre si.

3. Processos de trabalho mais eficientes

O software permite automatizar formas de trabalho e processos, como fluxos de aprovação. Soluções que oferecem fluxos de trabalho como a Avvoka permitem criar sequências de fluxo de trabalho como, por exemplo 'adicionar usuário financeiro X se o valor do principal do empréstimo estiver acima de Y'.

Ou seja, os usuários podem criar uma sequência de eventos colocados em movimento assim que o modelo é criado, evitando que o documento seja enviado a uma contraparte ou assinado se uma aprovação específica permanecer pendente.

4. Acelerar os negócios

Atualmente, a velocidade é fundamental ao evoluir no acelerado mundo dos negócios. A automação do fluxo de trabalho agiliza a execução de contratos, permitindo que os funcionários se movam mais rapidamente e se voltem para as atividades e negócios que geram valor, inclusive financeiro.

5. Armazenamento centralizado e organização

A organização é a chave para gerenciar com eficácia todos os diferentes contratos com os quais o agronegócio trabalha ao longo de seus ciclos de vida. Uma das melhores maneiras de fazer isso é usar um sistema de automação que conta com um repositório central de documentos. Isso oferece aos usuários acesso rápido e fácil aos dados e informações dos documentos.

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