Como escolher a solução perfeita de automação de documentos?

Nem todo sistema de automação de documentos é criado da mesma forma, então é sempre uma boa ideia avaliar seus requisitos e alinhá-los com a solução que você está considerando.

O panorama da tecnologia jurídica na automação de documentos

As ferramentas digitais desenvolvidas para o setor jurídico cresceram significativamente nos últimos anos, a ponto da tecnologia jurídica hoje ser reconhecida como uma tendência global, visto que os advogados buscam atender de forma eficiente seus clientes, não descuidando dos riscos envolvidos em documentos e contratos.

Entretanto, em organizações onde os contratos e documentos legais são instrumentos fundamentais para o desempenho das atividades, a elaboração manual está à mercê de erros que podem comprometer a qualidade e a devida entrega aos clientes.

Mesmo com todo o cuidado, isso é mais comum do que se imagina. Nesse sentido, a tecnologia jurídica e a automação de documentos, além de incorporar qualidade e segurança à prestação dos serviços na área jurídica, proporciona também relevante incremento de produtividade ao criar os seus documentos.

Ao automatizar a elaboração e o fluxo de documentos, minimizando todo aquele trabalho que envolve a criação, revisão e aprovação, estará se promovendo um ambiente para que as equipes atuem com eficiência e possam se dedicar àquilo que realmente importa para sua organização, que é atender os clientes com agilidade, satisfação e sem burocracias.

Assim, para você implementar e integrar com sucesso uma solução de automação de documentos, é preciso conhecer, antes de tudo, os motivos pelos quais está buscando a automação para sua empresa.

É exatamente que vamos abordar a seguir para que você tenha as informações necessárias para fazer a melhor escolha ao implementar a sua solução de automação de documentos. Confira!

Como obter o melhor projeto de automação de documentos?

Em primeiro lugar, uma tecnologia de sucesso é aquela que economiza tempo no fluxo de trabalho. Na busca de uma solução perfeita para automação dos documentos, é esperado que o projeto de automação se encaixe à forma como sua empresa opera e, claro, seja de fácil utilização.

Diante disso, você deve se perguntar:

O que pretendo obter ao utilizar uma ferramenta de automação de documentos?
O que é relevante quando você encontra diferentes soluções que podem funcionar bem para o seu negócio?
Você está interessado em usar uma ferramenta de ponta a ponta, que crie o documento e atenda um fluxo completo até a sua conclusão?

Encontrar as respostas para essas questões significa que identificar seus objetivos desde o início do planejamento de sua jornada de automação o ajudará a priorizar a implementação e garantir que todos os seus objetivos sejam atendidos e atendidos ao longo do projeto.

Por isso, em função da gama de tecnologias para área jurídica no que diz respeito a automação de documentos, é essencial entender quais recursos sua empresa aproveitaria ao máximo e como isso o ajudará a obter um fluxo de trabalho mais eficiente.

Então, você pode começar entendendo quais desafios devem ser resolvidos pela automação de documentos, antes de enumerarmos os principais requisitos de um sistema que realmente pode funcionar para você.

Entre os principais desafios que a automação de documentos pode resolver, podemos elencar:

Criar e alterar documentos com ferramentas e fluxos de trabalho ineficientes;
Evitar Inúmeras versões desatualizadas de um documento;
Evitar o trabalho duplicado, uma vez que isso custa tempo e dinheiro;
Vaivém de revisões e aprovações antes que o documento esteja em perfeita conformidade e seja aprovado;
Horas e horas de trabalho para gerar um único documento.

O que perguntar ao escolher a sua ferramenta de automação?

Ao escolher uma tecnologia, é difícil escolher uma devido ao grande número de tecnologias disponíveis. Em vista disso, temos um conjunto de perguntas que você deve considerar ao adquirir uma nova ferramenta.

1. É fácil automatizar meu documento?

Esta é a pergunta mais crítica que você deve fazer. A maioria das plataformas que você verá dirá que a automação é 'fácil' ou 'sem código' - mas ambos os termos podem enganar um pouco. Quanto mais fácil de usar a ferramenta, mais rápido e fácil será para as pessoas aprenderem a automatizar. Portanto, mais documentos você acabará automatizando. Como tal, uma demonstração ao vivo ou até mesmo uma avaliação gratuita são métodos ideais para experimentar e obter o máximo possível com a tecnologia. Logo, se uma empresa estiver disposta a oferecer isso, é um sinal de que a ferramenta pode ser a certa para você, pois o fornecedor está seguro em relação a proposta de valor que pode oferecer.

2. Quais são os custos?

Pergunte se há custos adicionais, como suporte ao cliente, desenvolvimento personalizado ou taxas de manutenção de servidor. Também é importante observar o modelo de preços da tecnologia. Se você deseja usar a ferramenta para longo prazo, o desconto pelo tamanho do grupo de usuários é uma consideração importante.

3. Hospedagem

Esclareça se sua ferramenta de automação de documentos será hospedada por seu provedor na nuvem ou se o fornecedor fará uma instalação local. Esta é uma preocupação de segurança notável na era dos dados em que nos encontramos atualmente.

4. Recursos

Todas as ferramentas terão conjuntos de recursos diferentes, mas existem alguns principais que você provavelmente precisará em sua jornada de automação:

Loops: capacidade de adicionar dinamicamente mais respostas a uma pergunta. Por exemplo, adicione o nome dos diretores.
Formatação: estilos de numeração personalizados, tabelas, cabeçalhos e rodapés, e assim por diante.

5. Integrações

É vital que o software de automação de documentos selecionado possa ser integrado aos processos existentes. Isso economiza tempo e eficiência, tornando mais fácil adicionar a nova tecnologia aos seus métodos de trabalho existentes. Verifique se a ferramenta possui uma API moderna e peça exemplos de integrações já realizadas. Os mais comuns incluem preencher previamente um questionário de outro sistema ou retirar dados de documentos assinados.

Por fim, escolha um fornecedor com experiência no setor de automação de documentos. Por exemplo, algumas empresas, como aquelas que operam nos setores jurídicos ou de saúde, precisam cumprir os regulamentos específicos do setor.

É por isso que é fundamental que você escolha um fornecedor que entenda sua área de atuação e os desafios específicos que ela enfrenta. Isto significa, que a solução possa se adaptar às suas necessidades de conformidade, segurança e administrativas de sua empresa.

Fonte: Avvoka

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