Automação e geração de contratos: estratégia e controle

Sua equipe jurídica está soterrada sob uma montanha de contratos padrão para revisar, gerados "manualmente" pela equipe operacional, frequentemente repletos de erros, cláusulas obsoletas ou modificações não controladas?

Cada contrato "simples" se torna, então, uma fonte de risco jurídico, um desperdício considerável de tempo para seus advogados e um obstáculo à sua missão de consultoria estratégica.

Estimativas do setor revelam que uma parcela significativa do tempo dos advogados é gasta em tarefas que poderiam ser automatizadas; por exemplo, a Gartner prevê que 55% do trabalho realizado pelos departamentos jurídicos relacionado a transações corporativas, incluindo a revisão de muitos contratos padrão, poderá ser automatizado até 2026.

Além disso, um estudo da EY indica que 71% dos contratos não são monitorados quanto a desvios dos termos padrão, sugerindo que uma parcela substancial do descumprimento contratual decorre do uso de modelos desatualizados ou de alterações não controladas durante a geração manual. Isso representa um desperdício significativo de tempo e uma exposição a riscos que seu departamento jurídico não pode mais ignorar.

E se você pudesse garantir que todos os contratos da sua empresa atendam rigorosamente aos seus padrões legais, liberando suas equipes das tarefas mais repetitivas? E se você pudesse capacitar a equipe operacional a gerar contratos confiáveis de forma independente, mas sob o controle estrito do departamento jurídico? Essa é a revolução trazida pela geração automatizada de contratos , uma abordagem que seu departamento jurídico precisa liderar.

Este artigo pode funcionar como um plano de ação estratégico para o seu departamento jurídico, concebido para mostrar como a automação transforma a criação de contratos.

Por que automatizar a geração de contratos?

Para um departamento jurídico, automatizar a geração de contratos é muito mais do que uma simples conveniência; é uma reformulação estratégica que oferece grandes vantagens:

Economia de tempo significativa para sua equipe jurídica

Redução drástica no tempo de revisão de contratos padrão. Suas equipes poderão finalmente se concentrar em casos altamente complexos e de alto valor, como consultoria estratégica ou litígios complexos.

Consistência e padronização legalmente exigidas

Você define e garante o uso das versões mais recentes de modelos e cláusulas aprovados. Chega de desvios descontrolados ou uso de documentos desatualizados.

Redução drástica de erros e riscos legais

A automação minimiza os riscos associados à entrada manual de dados, à cópia e colagem desastradas ou ao esquecimento de cláusulas essenciais, reforçando a segurança jurídica dos seus documentos.

Maior conformidade e sistematicidade

Aplicação automática das normas legais e políticas internas definidas pelo seu departamento em cada contrato gerado, garantindo uma conformidade impecável .

Otimizando recursos jurídicos

Sua equipe é valiosa. A automação permite que ela se concentre em tarefas onde sua expertise é insubstituível, fortalecendo assim o papel do seu departamento.

Melhoria da experiência da equipe operacional (dentro da estrutura legal)

As equipes internas (vendas, RH, compras, etc.) geram contratos com mais facilidade e rapidez, respeitando a estrutura legal definida. Elas se tornam mais autônomas sem comprometer a segurança.

Escalabilidade das operações jurídicas

Sua empresa está crescendo? Você tem mais contratos para gerenciar? A automação permite gerenciar volumes crescentes de documentos sem aumentar proporcionalmente a equipe do seu departamento dedicada à revisão de documentos padrão.

Resumindo, é um grande passo rumo a uma função jurídica mais estratégica e ágil, menos exposta a riscos operacionais.

Os fundamentos da automação e o papel do departamento jurídico

A automação bem-sucedida depende de uma preparação rigorosa, da qual o seu departamento jurídico é responsável. Sem uma base sólida, a automação pode criar mais problemas do que soluções.

Padronizando seus modelos de contrato

Identificar contratos recorrentes para automatizar prioritariamente (por exemplo, acordos de confidencialidade, contratos de trabalho padrão, termos e condições gerais, contratos de prestação de serviços padrão).

O papel do departamento jurídico

Desenvolver e validar juridicamente modelos básicos sólidos que servirão de alicerce. Esses modelos devem ser a "fonte de verdade" jurídica para a empresa.

Criação e gestão de uma biblioteca de cláusulas legais

Este é o seu ativo de conhecimento jurídico. Liste, redija e valide todas as cláusulas alternativas ou opcionais.

Descrição legal

Para cada cláusula, inclua seus termos de uso, nível de risco e comentários explicativos para facilitar a compreensão. Esta biblioteca deve ser dinâmica e atualizada regularmente por suas equipes.

Definição clara dos processos e regras de negócio (sob controle legal)

Determinar quais informações são necessárias para gerar um contrato específico.

Função jurídica

Estabelecer regras (validadas pelo departamento jurídico) que determinem a inclusão ou exclusão de cláusulas específicas com base nas respostas a perguntas (por exemplo, valor da transação, país da outra parte). Definir claramente os fluxos de trabalho de validação pós-geração para casos que exigem revisão jurídica específica.

Leia também: Automação de contratos: guia completo

O processo de automação da geração de contratos

A implementação da automatização de contratos é um projeto estruturado no qual o departamento jurídico desempenha um papel central em cada fase.

A automação não significa perda de controle. Pelo contrário, permite um controle mais forte e sistemático por parte do departamento jurídico. Para alcançar esse objetivo, é importante estabelecer e manter uma governança robusta.

Comissão de validação de modelos e cláusulas

Criar uma comissão permanente, composta por advogados especialistas, para validar novas cláusulas, modificações de modelos e garantir sua relevância jurídica e operacional.

Processo de atualização claro

Defina um procedimento rigoroso para atualizar modelos e cláusulas em caso de alterações legais, jurisprudenciais ou estratégicas. O controle de versões deve ser impecável.

Gestão de direitos de acesso

Controle com precisão quem tem acesso aos recursos de geração, quais modelos podem ser usados e quais são os níveis de autorização para modificar cláusulas.

Procedimento para tratamento de exceções

Nem todos os contratos podem ser totalmente automatizados. Estabeleça um procedimento claro para quando e como um contrato gerado automaticamente deve ser encaminhado ao departamento jurídico para análise específica, em casos de complexidade ou alto risco.

Rastreabilidade completa

O sistema deve registrar cada geração de contrato, quem o gerou, com quais dados e em que data. Essa rastreabilidade é essencial para fins de segurança e em caso de litígios.

Os benefícios mensuráveis para o seu departamento jurídico

O impacto da automatização da geração de contratos se traduz em ganhos concretos e mensuráveis:

Redução do tempo de elaboração/revisão de contratos padrão por advogados: frequentemente observam-se economias de até 80% ou mais .
Taxa de cumprimento dos contratos gerados pela equipe operacional: próxima de 100% se as regras forem bem definidas e o sistema rigoroso, reduzindo consideravelmente o risco de erro humano.
Redução drástica da taxa de erros em contratos emitidos, fortalecendo a segurança jurídica.
Aceleração significativa dos ciclos de vendas, recrutamento e compras , melhorando a agilidade da empresa.
Aumento da capacidade do departamento jurídico para lidar com mais solicitações ou para se concentrar em casos de alto valor, sem aumentar o número de funcionários.
Maior satisfação para as equipes operacionais , que se beneficiam de contratos rápidos e confiáveis, e uma melhor imagem do departamento jurídico internamente.

Automatizar a geração de contratos deixou de ser apenas uma ferramenta de eficiência e tornou-se uma necessidade estratégica para qualquer departamento jurídico que busque otimizar seus recursos, garantir a conformidade impecável, reduzir riscos e, sobretudo, permitir que seus advogados se concentrem em sua principal especialização: conhecimento jurídico e consultoria estratégica.

Ao liderar essa transformação, seu departamento jurídico não está apenas modernizando um processo, mas fortalecendo seu papel central e o valor agregado que agrega à empresa. Fale hoje mesmo com a nossa equipe e agende uma demonstração gratuita.

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A Gestão do Ciclo de Vid a de Contratos é um processo digital que permite aos departamentos jurídicos gerenciar com eficácia o ciclo de vida dos contratos , desde a sua criação até o seu arquivamento. As soluções de gestão de contratos (CLM) automatizam as etapas do processo contratual, oferecendo maior confiabilidade e eficiência em comparação com a gestão manual (por exemplo, via Excel, SharePoint ou uma unidade de rede compartilhada). Elas são projetadas para atender às necessidades dos departamentos jurídicos, especialmente aqueles que gerenciam inúmeros contratos . Essa gestão de contratos mais eficiente ajuda a reduzir os riscos jurídicos e financeiros para a empresa (juros por atraso no pagamento, perda de receita, litígios, multas, etc.). Uma ferramenta CLM eficaz automatiza e facilita cada etapa do ciclo de vida de um contrato: Elaboração de contratos : utilização de modelos personalizáveis pela equipe operacional através de formulários preestabelecidos fornecidos pelo departamento jurídico; Negociação de contrato : trocas e discussões entre as partes (modificações, acréscimos ou supressões de cláusulas…) sobre os termos do contrato diretamente na ferramenta, em tempo real; Aprovação do contrato : validação dos termos do contrato pelo(s) departamento(s) responsável(eis) pela conformidade legal por meio de um fluxo de trabalho de aprovação; Assinatura do contrato : compromisso das partes em respeitar os termos e condições do contrato por meio de assinatura eletrônica; Arquivamento de contratos : armazenamento centralizado e seguro de contratos assinados para facilitar o acesso e garantir o cumprimento de seus termos, com um período mínimo de retenção de 5 anos para contratos comerciais. Monitoramento de contratos : uma vez que o contrato entra em vigor, as partes garantem o cumprimento das obrigações e prazos (renovações tácitas, pagamentos, serviços, etc.) por meio de lembretes e notificações. Gestão de contratos para o setor jurídico Os departamentos jurídicos estão adotando cada vez mais ferramentas de CLM ( Gestão do Ciclo de Vida de Contratos ) para otimizar seus processos contratuais, economizar tempo, reduzir custos e riscos e se concentrar em tarefas mais estratégicas. Para escolher a solução CLM adequada, é importante: Definir as necessidades do seu negócio : avalie os requisitos específicos da sua organização em termos de gestão de contratos e identifique as funcionalidades essenciais para atender a essas necessidades. Desenvolva uma especificação precisa : redija uma especificação detalhada que servirá de base para avaliar as diferentes soluções de CLM. Compare as diferentes soluções disponíveis no mercado : compare suas funcionalidades, facilidade de uso, integração com sistemas existentes e custo-benefício. Como o CLM otimiza cada etapa do ciclo de vida do seu contrato Contratos pequenos e repetitivos são numerosos e reduzem a disponibilidade de advogados para tarefas que agregam valor, levando a uma ineficiência no processo contratual. A aDoc simplifica a criação de contratos graças a: Geração automatizada de contratos você pode criar uma biblioteca de modelos de contrato e garantir que a equipe operacional tenha acesso à versão mais recente. A equipe operacional preenche um formulário que permite personalizar o contrato; Uma biblioteca de cláusulas personalizadas : você pode criar uma biblioteca de cláusulas "inteligentes". Isso permite que a equipe operacional selecione e adicione facilmente as cláusulas relevantes. Negociando contratos com o CLM aDoc As negociações contratuais com múltiplas partes podem ser demoradas e envolver muitas trocas de mensagens, frequentemente por e-mail, para se chegar a um acordo. A aDoc permite que as partes interessadas internas e externas colaborem simultaneamente e em tempo real em um contrato , rastreando alterações, adicionando comentários e atribuindo tarefas, o que facilita a resolução de divergências. O sistema de controle de versão também ajuda a prevenir erros e mal-entendidos. Os tempos de negociação e aprovação são reduzidos, a comunicação é simplificada, garantindo maior satisfação para todas as partes. Aprovação de contratos com a aDoc Muitas vezes, a falta de compreensão das implicações legais de um contrato ou cláusula por parte da equipe operacional leva a situações difíceis. Ao envolver o departamento jurídico logo que necessário, esses problemas podem ser significativamente reduzidos. Com a aDoc, você pode personalizar as aprovações necessárias por meio de um fluxo de trabalho para atender aos requisitos das políticas e procedimentos internos da sua empresa. Lembretes e notificações são enviados às pessoas apropriadas quando as aprovações são necessárias, garantindo que os contratos sejam aprovados em tempo hábil. Assinatura eletrônica de contrato com a aDoc Muitos contratos assinados nunca são encaminhados à equipe jurídica. A aDoc oferece um processo de assinatura eletrônica nativo e seguro que salva automaticamente os contratos após a assinatura. Você também pode criar fluxos de trabalho para definir a ordem dos signatários. As assinaturas eletrônicas garantem melhor rastreabilidade e maior segurança para os contratos assinados. Monitoramento de contratos com a aDoc A entrada manual de informações no Excel pode levar a erros e atualizações irregulares. A aDoc automatiza o acompanhamento de contratos, gerando um resumo atualizado em tempo real para cada contrato. Informações importantes, como datas de vencimento, são facilmente acessíveis. Alertas e notificações automatizados garantem o cumprimento de prazos e obrigações contratuais. Você também pode analisar riscos e KPIs usando os recursos de geração de relatórios. Arquivamento de contratos com a aDoc Versões múltiplas, contratos perdidos ou armazenados incorretamente e versões assinadas não transmitidas representam riscos financeiros e jurídicos significativos. A aDoc permite gerenciar todos os contratos de forma centralizada, arquivando automaticamente os contratos assinados em um espaço seguro. Você também pode criar categorias para organizar seus contratos automaticamente (por exemplo, contratos de parceria). Além disso, é possível conceder acesso a uma ou mais categorias de contratos para indivíduos ou equipes específicas. A busca e a organização de contratos tornam-se mais fáceis, evitando a perda de contratos assinados e garantindo o cumprimento da obrigação legal de guardar contratos comerciais por um período de 5 anos. Além disso, é possível exportar os dados em caso de auditoria por parte de alguma autoridade. Conclusão Em resumo, a adoção de uma ferramenta adequada de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) melhora a eficiência, a colaboração e a gestão de riscos em departamentos jurídicos e empresas. Uma vez implementada a solução adequada, e além da otimização dos processos contratuais, a empresa como um todo poderá concentrar seus esforços no crescimento dos negócios e na inovação em sua área de atuação. Um custo, ou melhor, um investimento, que certamente valerá a pena! Agende uma demonstração gratuita.