Sua equipe de vendas está envolvida em tarefas tediosas que os impedem de construir relacionamentos mais significativos com os clientes em potencial?
Então, talvez seja o momento de você saber um pouco mais sobre as ferramentas de automação de documentos e como elas podem agilizar o processo de vendas e ajudar a maximizar o tempo de seus colaboradores.
Por que a automação de documentos para as equipes de vendas?
Uma equipe de vendas costuma ter várias responsabilidades como estabelecer relacionamento com os clientes, elaborar propostas e contratos e, sobretudo, concluir a transação de negócios. Em parte, muitos dos processos que cabem a essa equipe ainda são manuais.
Um estudo da HubSpot mostrou que, em média, um vendedor gasta apenas um terço de sua jornada de trabalho vendendo. O resto do dia, por outro lado, dedica-se às tarefas administrativas: marcar chamadas, reuniões, classificar clientes potenciais, escrever e enviar propostas e documentos.
Então, por que gastar tanto tempo em algo que poderia ser feito muito mais rápido? É exatamente neste contexto que a automação se apresenta como uma forma de aumentar a eficiência e produtividade das equipes comerciais, visto que a integração da tecnologia resulta na capacidade de se concentrar em objetivos importantes - em vez de perder tempo em tarefas rotineiras e desnecessariamente demoradas.
Neste sentido, as equipes de vendas podem usar as ferramentas de automação para lidar com algumas tarefas de rotina para se tornarem mais produtivas e fechar mais contratos.
Veja como isso é possível!
Objetivos da automação de documentos
O objetivo da automação de documentos é otimizar o processo de criação de documentos, como propostas comerciais, contratos e afins. Em vez de fazê-los manualmente - repetindo-os a cada vez, o software permite uma resolução simples e automática deles.
Para que você entenda melhor como as equipes de vendas podem se beneficiar da automatização, selecionamos alguns dos principais benefícios.
1- Redução de tempo
As equipes podem se livrar de tarefas repetitivas que antes consumiam muito tempo e se concentrar em atividades mais relevantes que realmente agregam valor ao negócio. Em qualquer circunstância, tarefas manuais significam que uma equipe gastará mais tempo em seu processo, além de ser suscetível a erros humanos. Portanto, implicam em um custo maior para a empresa. A automação permite fazer mais com menos recursos, realinhando as tarefas relacionadas à criação, compartilhamento, assinaturas e análise de contratos.
2 - Visibilidade
As métricas são geradas em tempo hábil com a possibilidade de se ter um olhar imediato (por meio de relatórios diários), o panorama geral do negócio, com informações essenciais para a tomada de decisão.
3 - Eficiência operacional
A eficiência e o desempenho das equipes melhoram significativamente por ter informações confiáveis e acessíveis a qualquer momento. Isso permite avaliar e reagir de forma eficaz e eficiente a cada situação, bem como prever melhores vendas e melhorar substancialmente o posicionamento em relação aos clientes.
4 - Informações detalhadas e mediante solicitação
Ao automatizar a criação de documentos, a equipe de vendas sempre terá informações atualizadas e acessíveis a qualquer momento. Com isso, identificar oportunidades, bem como a tomada de decisões, são facilitadas.
5 - Consistência e redução de erro humano
A consistência dá segurança e confiança ao negócio, reduzindo a incerteza e a margem de erro devido a falhas de execução, visto que quando as pessoas realizam tarefas manuais repetidamente, é provável que ocorram erros. Se as ordens de serviço não foram atualizadas com precisão, os nomes podem apresentar erros ortográficos ou as informações de qualquer tipo são imprecisas.
6. Reduzir custos
Tempo significa dinheiro quando se trata de processos de negócios. Ao gastar menos horas inserindo e processando dados, a equipe pode dedicar mais tempo ao trabalho que ajudará a atingir as metas internas. Basicamente, menos recursos serão usados para liderar uma equipe mais ágil e eficiente.
Conclusão
A maioria das empresas depende da equipe de vendas para crescer. Ao otimizar o processo de contrato de vendas, você pode melhorar o desempenho dos negócios, o que naturalmente aumenta a lucratividade.
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