Entre as tecnologias que já estão sendo usadas com sucesso e continuarão sendo investimentos tecnológicos no futuro, destacam-se as ferramentas de automação de documentos. Veja as principais razões para isso.
As vantagens de um processo inteligente e sustentável
O gerenciamento de documentos está entre as principais tendências de tecnologias básicas para estratégias de negócios digitais principalmente por ser uma ferramenta de otimização do fluxo de trabalho e força motriz para a crescente mobilidade e colaboração necessários para a transformação digital dos negócios.
Estudos mostram que os funcionários gastam até 30% do tempo pesquisando documentos. Em média, os funcionários perdem mais de um dia de trabalho por semana dessa forma. Para mais, em 70% de todos os casos, a pesquisa não é bem-sucedida e o documento é criado novamente.
Por outro lado, a maioria dos dados da empresa estão arquivados várias vezes em unidades diferentes e os documentos são enviados aos colegas ou parceiros externos por e-mail ou serviços de compartilhamento de arquivos. E, não raro, é difícil para os funcionários acessarem seus dados de fora.
Complicado, não? Então, saiba mais sobre as 7 vantagens decisivas de usar um
sistema de gerenciamento de documentos.
Gerar documentos rapidamente
Criar módulos de documentos únicos evita a sobrecarga de trabalho manual. Além disso, a tecnologia permite o acesso ao software a qualquer hora e local: você pode usar um aplicativo para criar documentos corporativos em seu celular ou tablet - em trânsito ou logo após uma reunião de negócios.
Otimizar os recursos
A automação de um processo gera eficiência e ajuda a realocar tarefas rotineiras, criando mais espaço para atividades que agregam valor e tarefas estratégicas. De outro modo, a eficiência e a qualidade do trabalho podem ser prejudicadas, o que novamente pode impactar negativamente o resultado geral da empresa, visto que longos tempos e interrupções no fluxo do processo implica em mais recursos para concluir uma tarefa.
Mobilidade
Um sistema de gerenciamento de documentos estrutura os dados em arquivos eletrônicos, armazena-os de acordo com critérios padronizados e garante que os funcionários possam encontrar rapidamente as informações que procuram. Também inclui fluxos de trabalho automáticos que orientam os dados pela empresa e os integram aos processos de negócios. Ou seja, você sempre encontra o caminho certo para o seu arquivo.
Pesquisa de documentos mais rápida
A facilidade de localização de documentos arquivados é a essência de qualquer gerenciamento de documentos para que você possa localizá-los em segundos. Assim que um documento está no sistema ele pode ser encontrado em qualquer momento usando a função de pesquisa. Afinal, já se foi o tempo em que se passava vasculhando diferentes pastas e diretórios.
Eficiência e a produtividade
Com o software de gerenciamento de documentos certo, você também pode
otimizar o fluxo de trabalho em sua empresa. Ao automatizar grande parte de seus fluxos de trabalho e processos, como já mencionado, você ganha mais tempo para todos os funcionários à medida que automatiza e padroniza os processos mais importantes. Desta forma, aumenta a eficiência e produtividade de sua equipe.
Redução de riscos
Todo processo que não é regulado automaticamente acarreta um risco maior de erros, omissões ou uma troca inadequada de informações. Neste sentido, a tecnologia melhora a conformidade com seus padrões corporativos padronizando a criação de contratos e documentos e usando cláusulas que você revisou. Desta forma, os riscos legais e de conformidade podem ser minimizados e as perdas econômicas evitadas.
Dispensa o know-how de TI
Quando você opta pela automação também há o benefício de contar com o desenvolvimentos de tecnologia sem nenhum conhecimento de TI. De modo geral, a
solução para automatizar documentos é amigável e não requer nenhum conhecimento de programação. Assim não há esforços e custos de treinamento, uma vantagem para toda a sua organização.
Como você pode ver, há vários benefícios em trabalhar com o software certo. Isso vai economizar muito tempo para você e para a empresa ou escritório jurídico em que trabalha. E, afinal, tempo é dinheiro. Por conseguinte, a economia de custos também é considerável e há vantagens sobre vantagens na automação.
Você também acha que os processos de documentos na sua empresa ou escritório jurídico podem se tornar mais inteligentes?
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