A automação de documentos consiste, essencialmente, em usar os documentos que já estão em mãos e convertê-los em questionários. Você pode, então, preencher esses questionários para criar um ou vários documentos. Isso permite que os arquivos sejam gerados com rapidez e precisão a partir de seus precedentes.
No entanto, qual é exatamente a melhor maneira de preparar seus documentos para automação? Bem, não se preocupe. Neste post, abordaremos 7 dicas úteis que você pode usar para preparar seus documentos!
1. Escolha os documentos mais adequados para automação
Mesmo que qualquer documento possa ser automatizado, isso não significa que você deve enviar todos os seus documentos ao pipeline de automação! Esse processo leva tempo; por isso, pode não valer a pena. Um documento complexo que é usado apenas uma vez por ano, por exemplo, pode não ser uma boa opção para automatização.
Ao decidir quais documentos automatizar, você deve levar em consideração os seguintes fatores. Se o seu documento se enquadra em mais de um padrão, definitivamente vale a pena automatizar!
- Volume: vale a pena considerar documentos que você redige mais de uma vez por semana a partir de um precedente.
- Opcionalidade: documentos que possuem muita opcionalidade são bons candidatos. Isso é particularmente verdadeiro se a equipe precisar adaptar os documentos de maneira segura e sem erros.
- Copiar e colar: documentos em que você normalmente copia e cola dados, de outras fontes, devem ser considerados. Esses documentos podem ser integrados ao sistema de fonte de dados, para evitar erros e problemas.
- Múltiplas aprovações: documentos que precisam de aprovação, potencialmente em torno de valores financeiros ou de risco, podem ser bem automatizados - as entradas podem ser estruturadas para criar documentos de auditoria e de comparação.
- Dados: documentos que exigem a revisão de palavras-chaves de forma padronizada devem ser considerados prioridade na automação. O processo de automação estrutura as informações dos documentos de forma confiável.
2. Certifique-se de que seus documentos estejam formatados corretamente
Em seguida, é importante garantir que seus documentos estejam bem formatados antes de iniciar o processo de automação.
Algumas coisas que você deve observar são:
- Margens da página: se as margens das páginas forem diferentes para diferentes seções do documento, é importante verificar se elas foram configuradas corretamente. Isso se justifica, porque, dependendo dos dados inseridos ou removidos durante a automação, o texto pode se desintegrar em páginas adicionais com um conjunto diferente de margens. Você pode corrigir isso facilmente inserindo uma “quebra de página” para separar as alterações de margem da página.
- Cabeçalhos e rodapés: certifique-se de que os cabeçalhos e os rodapés estejam formatados de acordo com seus interesses, especialmente se você planeja automatizar um deles. O tamanho dos cabeçalhos e rodapés pode afetar significativamente a aparência do documento, portanto, mantenha o espaçamento do texto adequado.
- Numeração e referências cruzadas: certifique-se de que os parágrafos sejam numerados dinamicamente para que, quando forem inseridos ou removidos em consequência da automação configurada, a numeração seja alterada da mesma forma. Verifique também se as referências cruzadas estão formatadas corretamente.
- Estilos de documento: certifique-se de que seu documento tenha um estilo consistente. Isso garantirá que o texto permaneça formatado quando forem feitas alterações no documento devido à automação.
3. Mescle ou consolide seus documentos o máximo possível
Antes de automatizar seus documentos precedentes, você deve realizar a consolidação das informações e tentar mesclar. Por exemplo, você pode ter versões diferentes de um contrato dependendo do país ao qual o contrato é aplicável. O acordo pode ser substancialmente o mesmo, apenas certas cláusulas vão variam de acordo com o país ao qual estão vinculadas. Como tal, você deve compilar todas as variações das cláusulas em um único documento, indicando claramente a qual país elas estão vinculadas. Se isso for feito corretamente, é possível, após a automação, configurar os documentos para que as cláusulas apareçam e desapareçam com base no país selecionado no questionário. Idealmente, você terá apenas um modelo para gerar vários acordos destinados a diferentes países.
Você deve tentar mesclar todas as versões de um contrato com o menor número possível de precedentes consolidados. Aqui está um resumo prático de todas as etapas que devem ser tomadas:
- Agrupe seus documentos e reúna todos os semelhantes
- Consolide documentos que compartilham cerca de dois terços das mesmas cláusulas padrões
- Identifique as disposições não mútuas que precisam ser automatizadas para serem incluídas e retiradas
- Comece a automatizar seus contratos
4. Tenha uma convenção de nomenclatura para seus “colchetes” ou atributos
O termo “colchetes” pode ser familiar para você, os símbolos desenhando uma imagem semelhante a “[ ]” em sua mente. É frequentemente usado para denotar um local em um documento onde o texto personalizado deve ser inserido. No entanto, em vez de simplesmente inserir os símbolos “[ ]” em diferentes partes do seu documento, considere nomear seus colchetes. Por exemplo, “Nome do Empregador” e “Nome do Empregado”.
Esses colchetes nomeados são chamados de "atributos". Eles são essencialmente um ponto de dados em um documento modelo. Por exemplo, “Nome do Empregador” seria um nome de atributo adequado para o ponto de dados que coleta a resposta a uma pergunta “Por favor, forneça seu Nome do Empregador” em um questionário.
Ter convenções de nomenclatura intuitivas garante que as informações contidas entre colchetes sejam instantaneamente identificáveis. Para ajudá-lo em sua jornada, na nossa plataforma, você recebe ferramentas para gerenciar esses atributos. Nosso sistema possui um repositório de atributos que permite ver rapidamente todos os atributos em um precedente e modificá-los. O software também possui uma biblioteca de atributos que permite que aqueles comumente utilizados sejam salvos para que possam ser inseridos em precedentes com o simples toque de um botão.
Além disso, em uma plataforma como a nossa, usar nomes de atributos consistentes em precedentes permite gerar “documentos relacionados” com facilidade, como também operar com “relatórios personalizados” mais detalhados.
Para explicar melhor, a função de “documentos relacionados” permite preencher documentos com as respostas que foram fornecidas em outro documento. Isso pode ser feito desde que ambos tenham nomes de atributos consistentes em precedentes – como “Nome do Empregador” etc. Isso economiza muito tempo na geração de novos documentos, pois não é necessário responder às mesmas perguntas duas vezes!
Ao compilar seus precedentes, observe também os documentos relacionados que compartilham atributos semelhantes. Isso permitirá que você acompanhe os que geralmente são gerados juntos para que possam ser agrupados em pastas. Isso é particularmente útil se o software de automação permite gerar vários documentos juntos.
Com relação aos relatórios personalizados, os relatórios personalizados permitem que os dados inseridos sejam vistos rapidamente em seus documentos. Por exemplo, você poderá ver todas as respostas inseridas em relação ao atributo “Nome do Empregador”. Dessa maneira, manter nomes de atributos consistentes em todos os precedentes permitirá que você aproveite as análises para entender melhor os dados em seus contratos!
5. Decida quem será designado para concluir a automação
Antes de iniciar a automação, considere a quem será atribuída a tarefa de automatizar seus precedentes. Alguns softwares são complexos e podem exigir treinamento prolongado para serem entendidos.
Por outro lado, o nosso sistema foi desenvolvido para ser um software intuitivo de automação de documentos, no qual pessoas menos experientes em tecnologia são capazes de operar.
6. Pense em seu usuário final ao estilizar seu questionário anterior
Ao estilizar o questionário anterior, você deve manter o usuário final em mente. O usuário final é a pessoa que responderá ao questionário precedente para gerar o documento. Ele será a equipe comercial? Jurídico apenas? Sempre escreva as perguntas de uma maneira que faça sentido para esse usuário. A ambiguidade e a confusão em torno das perguntas do questionário levam à ineficiência da automação.
Para ajudar seus usuários finais, considere adicionar dicas, seções e texto explicativo (você pode até incorporar imagens e gifs no questionário para ajudar a orientar quem está respondendo). Você também deve considerar os diferentes direitos que serão concedidos às várias partes que responderem ao questionário e quaisquer fluxos de trabalho de aprovação que serão necessários.
Dependendo do usuário final, as perguntas também podem precisar ser redigidas com vários graus de detalhes. Se as perguntas devem ser respondidas por usuários internos que já estão familiarizados, perguntas com menos detalhes podem ser apropriadas. Por exemplo, um texto de pergunta que diz apenas "Nome da empresa". No entanto, se as perguntas devem ser respondidas por usuários externos, um texto de pergunta mais detalhado deve ser redigido. Nesse caso, por exemplo, a melhor forma seria "Inclua o nome da empresa".
7. Pense em seus KPIs antes de começar a automatizar para poder estimar seu ROI
Antes de iniciar a automação, pense nos seus principais indicadores de desempenho (KPIs) para que você possa estimar o retorno do investimento (ROI) ao automatizar seus documentos. Essencialmente, você deve comparar seus dados de processo atuais com a automação de postagem de dados esperada para mostrar o ROI potencial. Em seguida, compare o custo de não fazer nada com o custo possível de qualquer solução. Se você puder demonstrar que sua implementação custará R$10.000, mas você economizará R$100.000 - então adotar o processo é uma decisão indiscutível.
Exemplos de KPIs seriam o número de documentos normalmente gerados por ano, o tempo médio de conclusão de um documento e o período médio de atraso entre a solicitação e o fornecimento de uma assinatura. Outros KPIs “mais suaves” incluem a qualidade e a consistência dos documentos, e a redução da manutenção de precedentes.
Em suma, é importante preparar seus documentos antes de começar com a automação. Isso garantirá que seus documentos gerados sejam formatados exatamente como você deseja. Preparar seus documentos também permitirá que você consolide e organize seus modelos, economizando muito tempo durante o estágio de automação. Por fim, tenha conhecimento sobre o que deseja alcançar com sua automação e sempre mantenha o usuário final em mente.
Fonte: Avvoka
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