KPI ou Indicadores Chave de Desempenho são indicadores que têm relevância no monitoramento do desempenho de uma determinada atividade em relação a um determinado objetivo ou conjunto de metas a serem alcançadas. Descubra em como usá-los em seus contratos corporativos.
KPI: saiba o que medir nos seus contratos corporativos
No gerenciamento de contratos relacionados à atividade empresarial, saber definir, ler e interpretar KPIs é essencial para desenvolver as melhores estratégias de sucesso nos negócios, garantindo que sua empresa esteja operando de forma eficiente e entregando o melhor aos clientes.
As empresas que lidam com documentos e contratos todos dias podem simplificar o processo de análise, permitindo assim o acompanhamento de KPIs específicos definidos para cada modelo contratual.
Os KPIs inseridos em um painel de monitoramento e análise podem indicar cenários e contribuir na tomada de decisões ao comparar e analisar a tendência dos dados dos contratos em execução.
Mas quais KPIs são importantes e devo monitorar em meus contratos? Para ajudá-los na missão de monitorar e tomar decisões inteligentes em seus contratos, relacionamos e descrevemos 6 (seis) indicadores KPI que você deve adotar na hora de analisá-los.
KPIs para ficar de olho e garantir a execução de contratos bem-sucedidos
Em primeiro lugar, precisamos fazer uma distinção entre KPIs de alto nível e KPIs de baixo nível. Os KPIs de alto nível referem-se aos objetivos macro-empresariais, ou seja, no desempenho geral dos negócios. Já os de baixo nível tratam dos processos internos, departamentais e até individuais, como os relacionados às atividades de vendas, marketing, RH, suporte e entre outros.
Por exemplo, no campo de vendas, na tentativa de melhorar a personalização do seu programa de aquisição (KPI de alto nível), você precisará monitorar a taxa de resposta à sua campanha de marketing, o crescimento das vendas e as mudanças no mix de produtos e serviços oferecidos (KPI de nível baixo).
O foco em KPIs de baixo nível levará sua empresa a aumentar a relevância de suas campanhas promocionais e influenciar o comportamento de compra de seus clientes, melhorando efetivamente a aquisição de novos contratos.
Mesmo sendo possível identificar os KPIs contratuais de baixo nível mais comuns com base no setor em que atua, cada empresa tem a sua especificidade. Em virtude disso, o nosso conselho é personalizá-los de acordo com as suas necessidades e objetivos empresariais. Por outro lado, KPIs contratuais de alto nível podem ser agrupados em seis categorias:
6 (seis) KPIs para contratos de sucesso
1. Valor anual esperado de contrato.
Monitora o valor de todos os contratos ativos, taxas de renovação, receita da renovação dos contratos e perdas oriundas de contratos rescindidos.
2. Valor residual da rescisão do contrato
Evita a perda de receita devido aos monitoramento de faturas pendentes, valores não faturados e créditos.
3. Variação de valor em relação ao contrato original
Indica áreas que podem necessitar mais atenção e melhorias, como por exemplo a comunicação com os clientes. Sua empresa pode estabelecer uma faixa ótima de trabalho, no qual a redução de valor for inferior a 5%, o desempenho pode ser considerado aceitável, enquanto se for superior a 10% é ineficiente e ações de melhorias podem ser acionadas.
4. Fraude pela contraparte
Essencial para a gestão de riscos, detecta possíveis fraudes nas fases mais delicadas da relação contratual.
5. Conformidade
Indica se os contratos precisam de melhorias de conformidade, especialmente em termos de aquisição, arquivamento e gerenciamento.
6. Qualidade
Para empresas de serviços, essa meta pode estar relacionada ao cumprimento das especificações de produção, porcentagem de disputas resolvidas e o tempo gasto para resolvê-las.
Além do grupo de KPIs relacionados acima, dentro dessas categorias existem os KPIs inteligentes, que são específicos, mensuráveis, realistas, relevantes e definidos em um determinado período de tempo, que devem ser constantemente monitorados:
- Duração do processo contratual.
- Qualidade constante.
- Cumprimento de prazos.
- Custos efetivos, não apenas relacionados aos termos do contrato, mas também à eficiência dos três pontos listados acima.
Painel de KPI para comparar e medir os dados do contrato
A pandemia do Covid-19 em curso exacerbou a necessidade de se contar com ferramentas inteligentes para monitorar o desempenho contratual remotamente, desde os processos internos até os relacionados aos fornecedores e clientes. Definir os objetivos a serem alcançados de imediato, inseri-los no contrato e acompanhar sua evolução é fundamental para o estabelecimento de relações consistentes e para o sucesso dos contratos e negócios.
Há ferramentas que simplificam o processo de comparação e análise dos objetivos, agrupando os indicadores de desempenho mais importantes em um painel específico para cada modelo contratual. O poder e o dinamismo das ferramentas que, graças a contratos legais inteligentes, são explorados ao máximo, melhoram a produtividade das equipes e a eficiência da empresa. Desta forma, toda a equipe e ,em particular, o líder de vendas terão os KPIs sob controle constante e saberão onde agir para melhorar o desempenho.
Conclusão
O crescimento e o sucesso final do seu negócio serão determinados pela consistência dos resultados. E esses resultados só podem ser alcançados se cumprirmos consistentemente os objetivos e metas desejados.
Os indicadores-chave de desempenho são uma parte importante das informações necessárias para determinar e explicar como sua empresa pode progredir em direção aos seus objetivos de negócios e marketing.
Praticamente não há limite para o número de bons KPIs que você pode encontrar e usar. Tudo depende da natureza da empresa, do setor em que trabalha e dos objetivos traçados.
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