5 erros comuns na automação de documentos (e como evitá-los)

8 de outubro de 2025

Evite falhas que comprometem a eficiência da automação de documentos. Conheça os 5 erros mais comuns e saiba como implementar processos automatizados com segurança e resultados reais.


1. Ignorar a padronização dos modelos


A falta de padronização dos modelos é uma das principais causas de falhas em projetos de automação. Quando diferentes setores elaboram seus próprios formatos, cláusulas e campos variáveis, o sistema enfrenta uma complexidade excessiva de parametrização e maior risco de inconsistência. A Deloitte Legal Operations Survey 2023 identificou que 68% das empresas com projetos de automação malsucedidos apresentavam problemas de uniformização de modelos. Essa fragmentação reduz a eficiência, dificulta o versionamento e compromete a integridade dos dados.


Como evitar:

  • Criar um repositório centralizado de modelos validados pelo departamento jurídico.
  • Utilizar placeholders e variáveis dinâmicas que permitam a geração automática e consistente de documentos.
  • Implementar controle de versão e trilhas de auditoria para todas as alterações realizadas.


Nota: O CLM da aDoc permite a criação de modelos inteligentes com campos condicionais, garantindo consistência jurídica e conformidade documental em toda a organização.


2. Automatizar sem mapear o fluxo de aprovação

Automatizar sem compreender o fluxo de aprovação é um erro estrutural. Sem um mapeamento preciso das etapas, o processo apenas reproduz gargalos já existentes, resultando em retrabalho, atrasos e ausência de rastreabilidade.


O relatório World Commerce & Contracting 2024 mostrou que o tempo médio de aprovação de contratos reduziu-se em 52% entre empresas que estruturaram fluxos de aprovação antes de implementar automação.


Como evitar:

  • Mapear todas as etapas de criação, validação e aprovação antes da automatização.
  • Definir papéis e responsabilidades, com prazos claros e gatilhos automáticos para notificações.
  • Monitorar o progresso por meio de painéis de aprovação e indicadores de desempenho.


Nota: O workflow visual da aDoc CLM permite a configuração detalhada de fluxos de aprovação com logs completos, garantindo governança, rastreabilidade e transparência em todas as etapas.


3. Deixar de integrar a automação com outros sistemas corporativos


Automação isolada resulta em fragmentação e perda de valor. Quando o sistema de automação não se comunica com plataformas de ERP, CRM ou de assinatura digital, surge duplicidade de informações, retrabalho e inconsistência nos registros.

O relatório da Gartner Digital Process Automation 2025 aponta que empresas com integração entre CLM e ERP apresentam 25% menos falhas operacionais e 40% mais visibilidade sobre riscos contratuais. A interoperabilidade é, portanto, fator determinante para a maturidade digital.


Como evitar:

  • Selecionar plataformas com APIs abertas e compatíveis com os sistemas corporativos já em uso.
  • Assegurar sincronização bidirecional de dados para evitar divergências entre departamentos.
  • Manter a automação integrada a ferramentas de gestão de compliance, compras e relacionamento.


Nota: O CLM da aDoc possui conectores nativos e APIs abertas, permitindo integração total com ERPs, CRMs e ferramentas de assinatura digital, o que garante fluxo contínuo de informações e eliminação de redundâncias.


4. Não medir resultados: ROI e KPIs da automação


Projetos de automação sem mensuração de resultados são insustentáveis. Sem indicadores de desempenho, torna-se impossível comprovar o retorno sobre o investimento e identificar gargalos de eficiência. A IDC Automation Benchmark 2024 aponta que apenas 37% das empresas monitoram efetivamente o ROI de suas iniciativas de automação, o que leva a descontinuidade e descrédito interno nos projetos digitais.


Como evitar:

  • Estabelecer KPIs claros antes da implementação: tempo médio de elaboração, taxa de revisão, conformidade, custo por contrato e número de aprovações automatizadas.
  • Acompanhar o ROI com base em economia de horas e redução de custos jurídicos e administrativos.
  • Adotar dashboards analíticos que consolidem os indicadores de desempenho.


Nota: O painel de métricas da aDoc CLM permite visualizar, em tempo real, o impacto da automação nos fluxos documentais e jurídicos, facilitando decisões baseadas em dados concretos.


5. Negligenciar segurança, governança e controle de acesso


Automatizar sem mecanismos de segurança e controle é um erro crítico que pode comprometer dados sensíveis e a reputação institucional. A digitalização amplia a superfície de risco, exigindo políticas robustas de governança documental.

O relatório da IBM Security Cost of a Data Breach 2024  indica que o custo médio de um incidente de vazamento de dados em ambientes corporativos ultrapassa 4,35 milhões de dólares. O impacto financeiro e jurídico é ainda mais severo em contratos que envolvem informações confidenciais e pessoais.


Como evitar:

  • Implementar autenticação multifator e permissões baseadas em perfis.
  • Utilizar criptografia ponta a ponta e armazenar documentos em ambiente certificado.
  • Adotar trilhas de auditoria e logs de acesso para fins de conformidade e auditoria.


Nota: O ambiente da aDoc é certificado em padrões internacionais de segurança, garantindo integridade e confidencialidade de documentos jurídicos e corporativos.


Conclusão

A automação de documentos é um processo que exige mais do que a adoção de tecnologia: requer alinhamento entre pessoas, processos e governança. Organizações que buscam maturidade digital devem compreender que a automação não é um fim em si mesma, mas uma ferramenta para estruturar fluxos inteligentes, mensuráveis e seguros.


Evitar os cinco erros apresentados ajuda a transformar a automação em um ativo estratégico e não em um custo operacional. Planejamento, integração e segurança são os três pilares que sustentam uma transformação documental bem-sucedida e duradoura.


A aDoc oferece soluções completas de Contract Lifecycle Management (CLM) que reúnem automação, métricas e segurança em um único ecossistema, apoiando empresas na consolidação de uma cultura digital eficiente e sustentável. Evite falhas e otimize seus fluxos documentais com o CLM da aDoc.
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