5 benefícios da automação de documentos para o setor imobiliário

A digitalização do setor imobiliário revela como as tecnologias modernas inteligentes tornam os processos de gestão mais fáceis, rápidos, confiáveis e, acima de tudo, bem mais econômicos. Hoje vamos falar sobre o que é a automação de documentos e os benefícios para o setor imobiliário.

O que são tecnologias de automação de documentos?

Automação é uma abordagem muito conhecida e utilizada pelas indústrias de manufatura, robótica, automotiva, e em ascensão na tecnologia de processos. As tecnologias de automação de documentos permitem eliminar as tarefas manuais para elaborar documentos e contratos.

Em geral, essas ferramentas tratam de apoiar ou aliviar os colaboradores das atividades rotineiras, automatizando tarefas manuais e repetitivas. Muitas destas tarefas são regulares e seguem uma rotina pré-determinada. Assim, ferramentas tecnológicas de criação e gerenciamento podem automatizar esses processos, dispensando os funcionários de tarefas simples e repetitivas e auxiliando na criação, classificação, roteamento e verificação preliminar de documentos.

Dessa forma, empresas que enfrentam o desafio diário de lidar com grande número de documentos e contratos, como as empresas do  setor imobiliário têm conquistado com o uso de ferramentas de automação relevantes impactos na eficiência e produtividade.

Por esse motivo, vamos mostrar neste artigo como as ferramentas de automação podem melhorar os processos e o gerenciamento de documentos e contratos na atividade imobiliária.

Quais as principais vantagens para implementar a automação de documentos no setor imobiliário?

De modo geral, a automação leva a maior produtividade, confiabilidade, disponibilidade e desempenho e pode ajudar a reduzir os custos operacionais. A transição para operações automatizadas dos documentos imobiliários e contratos promove o retorno do investimento.

Para as empresas do setor imobiliário, as vantagens dos sistemas automatizados de criação e fluxo de documentos e contratos podem ser um motivo mais do que válido para melhorar os serviços oferecidos aos clientes interessados, por exemplo, em comprar e vender imóveis, ou mesmo na prestação de serviços de administração condominial.

Com a ajuda de sistemas automação inteligentes de documentos, combinada com a avaliação de grandes quantidades de dados, os processos podem ser automatizados até o processamento completo e a celebração dos contratos.

Processos ponta-a-ponta, digitalizados e em rede, como estamos acostumados nos portais de compras online, também podem ser implementados no setor imobiliário para automatizar o fluxo de trabalho de documentos. Isso permite que estas empresas obtenham benefícios significativos de custo e eficiência. Com a ajuda de ferramentas inteligentes para criação de documentos e fluxos de trabalho acelerados, os administradores imobiliários obtêm maior transparência, com custos baixos e maior qualidade em seus processos.

5 benefícios da automação de documentos imobiliários

Os benefícios mais citados pelas empresas que estão em busca da implementação de ferramentas de automação para seus documentos imobiliários e contratos são: a redução de custos, produtividade, disponibilidade, confiabilidade e desempenho. Confira!

1. Redução de custos

Cada empresa visa obter sua lucratividade, e para conferir sustentabilidade ao negócio, uma abordagem é reduzir custos. Embora se tenha a tendência de pautar a redução dos recursos via diminuição dos investimentos tecnológicos de forma geral essa decisão é um paradoxo que afeta negativamente todo o negócio.

As ferramentas de automação de documentos e contratos representam a melhor e mais inteligente via de reduzir e conter custos no setor imobiliário. A maior oportunidade é na qualidade e presteza do atendimento ao cliente, reduzindo tempo e custos sistematicamente nos processos que envolvem a entrega e satisfação dos clientes.

Muitas imobiliárias costumam ignorar esse potencial de economia. Entretanto, ferramentas modernas caracterizam-se pelo baixo custo operacional e maior eficiência.

2. Produtividade

O crescimento de opções tecnológicas para criar, compartilhar, armazenar, colaborar e assinar documentos e celebrar contratos tem proporcionado ganhos substanciais em administração e recursos humanos. A automação gera economia de tempo e dinheiro, eliminando a lacuna entre as tarefas e reduzindo a necessidade de intervenções no fluxo de documentos e contratos nas imobiliárias.

Em alguns casos, você pode reduzir as horas deste processo automatizando-o para, então, dedicar mais esforços em atender cada vez melhor os clientes. A criação de um documento pode seguir um fluxo preciso de colaboração e na sequência correta, permitindo que assim se ganhe em produtividade ao eliminar as chances de erros dos colaboradores usuários.

3. Disponibilidade

As empresas dependem cada vez mais dos computadores. Uma parcela significativa das imobiliárias já é administrada diariamente por meio de sistemas online: ofertas de compra e venda, relacionamento com os clientes, setor financeiro e emissão de boletos, e assim por diante.

Se o computador não estiver disponível, a atividade é interrompida. Anos atrás, a indisponibilidade de algumas horas de um computador conectado a um sistema era considerada aceitável. Hoje, com a disseminação massiva da computação em nuvem, a interrupção dos principais sistemas de uma empresa pode custar um valor considerável em receita perdida, bem como prejudicar a reputação do serviço dos clientes.

A alta disponibilidade é um dos principais objetivos, pois a automação das operações pode ser decisiva. Pode acontecer de um PC ou dispositivo qualquer falhar, mas a situação se torna muito séria se não houver opções de backup adequado e disponível. Um benefício importante é a capacidade de automatizar os sistemas de resgate e recuperação de documentos e contratos, o quais serão úteis para proteger contra a perda de discos ou danos aos objetos do sistema, ou devido a erro humano.

4. Confiabilidade

A produtividade é um benefício óbvio da automação. No entanto, é a confiabilidade que mais se beneficia da automação. Ao lidar com uma carga elevada de documentos e contratos, que geralmente envolvem tarefas consideradas, pelos colaboradores que atuam em imobiliárias, por serem entediantes e repetitivas, muitas vezes acabam sujeitas a erros e retrabalhos.

Entretanto, quando você remove o fator humano, a maioria dos erros ao processamento de grandes volumes de documentos e contratos podem ser eliminados. Ao automatizar a criação de documentos, você não corre o risco de esquecer as principais cláusulas, inserir os pré-requisitos e encaminhar a um fluxo correto de trabalho até a celebração do contrato.

Esses tipos de problemas são típicos de imobiliárias que atuam com uma sede ou local. Agora, imagine uma rede de imobiliárias que utilizam vários sistemas operacionais, de comunicação, processamento… nestes casos, a probabilidade de erros aumenta exponencialmente.

Em vista disso, a única maneira de fazer o fluxo correto de documentos e contratos fluir, funcionar com eficiência e sem riscos de inconsistências é automatizando os processos de criação, compartilhamento, trabalho colaborativo e assinatura.

Através de um sistema automatizado, essas funções são executadas de forma confiável pela ferramenta de automação, livrando os colaboradores de horas de tarefas manuais, tediosas e repetitivas.

5. Desempenho

Certamente todas as imobiliárias gostariam de operar da forma mais eficiente, alcançando níveis cada vez melhores de desempenho. Entretanto, é esperado que boa parte dos processos que envolvem documentos esteja rotineiramente sobrecarregada. Embora a inovação tenha tornado os computadores mais rápidos e baratos, as expectativas que colocamos sobre eles aumentam constantemente e, inevitavelmente, excedem o nível de capacidade de TI da empresa.

É por isso que muitas empresas ficam ansiosas para melhorar o desempenho do sistema. Para melhorar o desempenho, você pode atualizar seu hardware ou comprar um sistema mais novo, ambos opções caras. Também é possível ajustar o sistema para garantir um melhor desempenho, mas esta opção requer um técnico altamente treinado que normalmente não está disponível 24 horas por dia. Além disso, se a carga de trabalho mudar depois que um sistema foi otimizado contra ela, as configurações não são mais válidas.

Por outro lado, um sistema de automação de documentos baseado na nuvem simplifica radicalmente esse processo, ajudando a torna a gestão imobiliária mais fácil, rápida e eficiente. Em outras palavras, a automação de documentos impulsiona a transformação digital do setor.

Qual é o papel da Avvoka na automação de documentos para gestão imobiliária?

A Avvoka automatiza e acelera processos, oferecendo às empresas soluções para processamento automático de dados, criação e formatação personalizada de documentos, sem a necessidade de programação para sua operação. Desta forma, a nossa solução capacita as imobiliárias a usar formas inteligentes de automatizar trabalho, simplificar a complexidade e melhorar sua competitividade e desempenho.

Ao criar e armazenar todos os documentos imobiliários em um único sistema, os envolvidos podem concluir suas tarefas com maior facilidade e obter economias significativas de eficiência e tempo.

Gostou de saber como a automação pode fazer a criação de documentos fluir em sua imobiliária com eficiência e sem riscos de inconsistências. Saiba mais sobre como a Avvoka pode ajudar a sua imobiliária a crescer. Visite o site da aDoc e agende uma demo.