4 elementos importantes para o compliance de seus documentos

aDoc • 11 de maio de 2022

As empresas em todo o mundo assinam, gerenciam e fecham negócios com seus clientes milhões de vezes por dia. Os acordos estão no centro de todos os negócios e são essenciais para...

As empresas em todo o mundo assinam, gerenciam e fecham negócios com seus clientes milhões de vezes por dia. Os acordos estão no centro de todos os negócios e são essenciais para gerar receita. Por isso, o compliance é muito importante quando se trata de documentos.


Em vista disso, controlar todos os procedimentos administrativos a cumprir antes de qualquer etapa, práticas que mitiguem erros e riscos para a boa execução do documento com o objetivo de cumprir normas em termos de conformidade, segurança, dentre outros itens, tem se tornado prioridade para muitas empresas.

Em um primeiro momento, pode parecer uma complexo, entretanto, quando todas as operações relacionadas com o bom funcionamento de um fluxo de trabalho de documentos, é possível desenvolver e manter uma estrutura de governança de documentação claramente definida.

Por isso, veremos neste artigo os quatro elementos essenciais para incluir em sua empresa ou escritório jurídico uma melhor conformidade de seus documentos.

Como criar uma estratégia de compliance

1. Antecipe as tarefas

A chave para uma estratégia eficaz de compliance em seus documentos é o gerenciamento de permissões. É importante conceder aos gestores e visibilidade suficiente sobre as operações para:

  • limitar os erros humanos
  • auxiliar em tarefas complexas
  • garantir que as transações sejam processadas com eficiência

2. Treinamento para as equipes

Um treinamento eficaz estabelece padrões dentro da empresa que são aplicados por todos os funcionários. Além disso, a formação ajuda da forma mais eficaz possível os obstáculos à implementação de procedimentos, principalmente se a empresa ou o departamento jurídico estiver implementando um software de automação de documentos.

3. Comunicação eficiente

O papel da comunicação é essencial. Quanto mais seus colaboradores estiverem cientes dos processos implementados na empresa, dos resultados e das expectativas da organização, mais eles estarão envolvidos no projeto. Mostre às suas equipes a importância dos processos de conformidade e ajude-as a perceber os benefícios que isso trará para elas.

4. Melhore a eficiência

A automatização de contratos resulta em múltiplas eficiências operacionais em relação às alternativas manuais baseadas em papel. Ao automatizar totalmente o processo de acordo com o cliente e eliminar formulários em papel e assinaturas, o consumo de papel é significativamente reduzido, assim como a redução de riscos relacionados a erros. Nesse sentido, a automação fornece uma experiência digital sem atritos e proteções de segurança necessárias contra riscos.

Como a aDoc pode ajudar?

Etapas manuais retardam o processo de criação de novos documentos e contratos. Ao criar padrões para redação, cláusulas e design de contratos em modelos que você aprova para uso, você garante que os contratos usados ​​pela empresa estejam em conformidade. Todas as alterações feitas são compartilhadas automaticamente com os usuários. Assim, novas leis, políticas ou regulamentos são incorporados imediatamente, limitando assim o risco e a perda econômica.

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O ambiente regulatório brasileiro está cada vez mais complexo. Empresas precisam lidar simultaneamente com leis trabalhistas , normas de proteção de dados (LGPD) e exigências específicas de setores regulados como saúde, energia, financeiro e agroindústria. Nesse cenário, o compliance contratual se torna um desafio estratégico. Não basta firmar contratos, é necessário assegurar que cada cláusula esteja alinhada às legislações vigentes e aos padrões de governança corporativa. A Inteligência Artificial (IA) surge como aliada fundamental nesse processo. Capaz de analisar grandes volumes de documentos, identificar riscos e padronizar verificações, a IA aplicada à gestão de contratos já não é tendência futura, mas uma realidade presente para empresas que buscam segurança jurídica, eficiência e conformidade regulatória. O que é compliance contratual? Compliance contratual é o conjunto de práticas que asseguram que os contratos firmados por uma empresa estejam em conformidade com leis, normas e políticas internas, atuando como um filtro preventivo contra riscos jurídicos, trabalhistas e regulatórios. Sem mecanismos adequados, empresas ficam expostas a: Multas por descumprimento de prazos ou normas legais. Processos trabalhistas por cláusulas em desacordo com a CLT. Sanções administrativas por falhas em privacidade de dados (LGPD). Perda de credibilidade e confiança no mercado. Como a IA atua na análise de compliance contratual A IA não substitui o olhar jurídico humano, mas amplia sua capacidade de alcance e velocidade. Na prática, a tecnologia funciona em três frentes principais: 1. Leitura e interpretação automatizada Algoritmos de Natural Language Processing (NLP) analisam cláusulas contratuais e identificam termos sensíveis. A IA destaca pontos que exigem revisão, como cláusulas trabalhistas irregulares ou termos de compartilhamento de dados em desacordo com a LGPD. 2. Padronização e mitigação de riscos Contratos são comparados a modelos previamente aprovados (templates compliance). A tecnologia sinaliza desvios, ajudando a padronizar a redação e a reduzir inconsistências. 3. Análise preditiva Com base em históricos de litígios e descumprimentos, a IA consegue apontar quais cláusulas apresentam maior probabilidade de gerar riscos jurídicos. Isso transforma o contrato de um simples documento em uma fonte de inteligência preventiva. Compliance com foco na LGPD A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impôs às empresas o dever de revisar contratos que envolvem coleta, tratamento e compartilhamento de dados pessoais. Aplicações da IA nesse campo: Identificação automática de cláusulas que tratam de dados pessoais ou sensíveis. Verificação se há previsão de medidas de segurança da informação. Análise de cláusulas de consentimento e transferência internacional de dados. Relatórios de conformidade para auditorias. Compliance trabalhista e regulatório Além da LGPD, o compliance contratual trabalhista e setorial/regulatório também se beneficiam da IA: Trabalhista: a IA identifica cláusulas que possam contrariar a CLT, convenções coletivas ou jurisprudência consolidada. Exemplos: contratos de prestação de serviços com indícios de vínculo empregatício, ausência de cláusulas de saúde e segurança do trabalho. Regulatório: em setores como saúde, agroindústria e energia, a IA verifica se os contratos atendem exigências de agências reguladoras (ex.: ANVISA, MAPA, ANEEL). A análise é feita por comparação com bases normativas constantemente atualizadas. Benefícios da IA no compliance contratual Velocidade: milhares de contratos podem ser analisados em minutos. Escalabilidade: empresas com alto volume documental ganham maior cobertura. Consistência: redução de falhas humanas na revisão de cláusulas. Prevenção: identificação de riscos antes de sua materialização em litígios. Apoio estratégico: relatórios preditivos apoiam decisões de negócio e de governança. Conclusão A Inteligência Artificial na análise de compliance contratual representa um salto qualitativo para empresas brasileiras que enfrentam ambientes regulatórios cada vez mais rígidos. Ao aplicar IA no monitoramento de LGPD, normas trabalhistas e exigências regulatórias , as organizações não apenas evitam multas e litígios, mas também fortalecem sua governança e reputação.  No futuro, veremos soluções ainda mais robustas, integrando IA, blockchain e automação avançada, criando contratos autoexecutáveis e totalmente auditáveis . Enquanto isso, investir em CLM com IA já é um diferencial competitivo para empresas que desejam aliar tecnologia e segurança jurídica.